Как быстро закрыть отчетный период и остаться стоять на ногах
Как быстро закрыть отчетный период и остаться стоять на ногах. Что же мешает быстрому закрытию периода?
Группа 1. Внешние факторы.
- факторы, на которые организация может повлиять на процесс составления и получения учетных документов;
- факторы, на которые практически нельзя повлиять
Проблемы на которые можно воздействовать:
- Нарушение сроков поступления документов от контрагентов (сюда можно отнести и генподрядчиков)
- Неверно оформленные документы , которые нужно возвращать контрагентам.
Поменять взаимоотношения, скорректировать условия договоров:
- сделать шаблонизированные документы;
- добавить финансовые санкции в случае нарушения сроков предоставления документов;
- закрепить в договорах с конкретные сроки предоставления унифицированных форм.
Проблемы на которые сложно повлиять изнутри:
- Период и порядок подачи документов по контрагентам, которые закреплены в специализированных отраслевых группах. Например, документы за электроэнергию.
Как исправить?
Необходимо проанализировать и скорректировать учетные бизнес-процессы:
- подключите функционал начисления резервов (accruals), при работе с таким подходом помогает график начислений, составленный на год. Таким образом, типичный расход, который является примерно одинаковым в любом месяце, можно прогнозировать и утверждать окончательно в вашей системе, при этом не дожидаться поступления документов от поставщика;
провести сближение политик по РСБУ и МСФО;- использовать методы повышения качества финансовых прогнозов - подключить систему бюджетирования по принципам МСФО.
Группа 2. Внутренние факторы.
- Находятся под абсолютным контролем компании.
Проблемы:
- Нарушение сроков отправки документов в бухгалтерию ответственными специалистами отделов.
- Нехватка возможностей по контролю за сроками возврата документов, которые были отправлены на корректировку контрагентам.
- Возможные потери данных по документам, которые связаны с возвратом переоформленной информации.
- Периодические “торможения” документов на подписи у руководителей.
- Неравномерное распределение загрузки на специалистов при подготовки отчетности.
Провести оптимизацию текущей системы документооборота:
- настроить график документооборота так, чтобы он подчинялся цели “быстрое закрытие периода”;
- упростить процедуры оформления и согласования документов по проводящимся операциям;
- разработать бесперебойную систему контроля за движением данных;
- создать график почасового движения документов и их обработки всеми участниками процесса;
- разработать электронный архив документов, в котором будут учитываться данные о регистрациях движения электронных реестров, будет возможен одноразовый ввод первичной информации.
Группа 3. Факторы автоматизации.
- Зависят от уровня автоматизации процессов в системе 1С.
Проблемы:
- Медленная работа по составлению и передачи отчетности из-за ручного вмешательства в подготовку документов.
- Отсутствие настроенной взаимосвязи между учетными подсистемами, что замедляет процесс консолидации отчетности.
Как исправить?
- Усовершенствовать работу в 1С, настроив автоматизацию процессов.
- Создать единую автоматизированную систему учета, которая будет объединять все задачи по подготовке отчетности.
Чаще всего автоматизации подлежат следующие блоки:
Регламент закрытия отчетного периода включает в себя:
Для процедуры закрытия отчетного периода разработка чек-листа — важный фактор, который не стоит отбрасывать в сторону. Естественно, в зависимости от сферы деятельности чек-лист разный. Но есть и общие параметры, которые можно разделить на два вида:
- Операции для бухгалтера, которые нужно оперативно сделать (проверка первичной документации, начисление амортизации и т.д.). Работу с первичной документацией нужно начинать в минус третий день, а не в первый, чтобы как можно раньше запустить процесс структурирования.
- Список задач, которые связаны с формированием консолидированной управленческой отчетности.
Пример автоматизированного подхода для быстрого закрытия периода
Клиент: ГК "Шоколадница".
Что сделали: проект по консолидации РСБУ и автоматизированию процессов бухгалтерского и налогового учетов.
Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:
-
ведение процессов в 4х разрозненных базах 1С;
-
постоянный рост числа доработок в конфигурациях, что затрудняло поддерживать актуальные данные 1С в связи с выходом обновлений;
-
долгий процесс подготовки отчетности, когда сроки «горели»;
-
расхождение информации в нормативно-справочных базах.
Чтобы прийти к удобному управлению и быстрому закрытию периода, было решено внедрить единую автоматизированную систему регламентированного учета в 1С. Для этого специалисты RDV проанализировали текущую методологию компании, разработали функциональные требования к ведению учета, оптимизировали текущие бизнес-процессы и настроили решения по сближению учетных принципов и унификации процессов в единой системе.
В итоге компания получила укомплектованную единую систему с настроенными автоматизированными процессами, что улучшило в несколько раз показатели работы:
-
ощутимо сократились сроки по закрытию отчетного финансового периода;
-
повысилась оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;
-
максимально упростилась процедура прохождения внешнего аудита и повысилась прозрачность данных.
А нужно ли стремиться к быстрому закрытию периода?
Да, определенно, так как получите ряд преимуществ:
- Пользователи быстрее получат доступ к надежной финансовой информации о компании. Это значит, что знание реального состояния бизнеса дает руководству не затягивать с принятием эффективных решений, а подразделения менеджмента могут лучше подготовиться к процессу планирования.
- Проще и быстрее выявлять и корректировать слабые стороны в финансовых операциях.
- Вырастет эффективность финансовых процедур, необходимых для быстрого закрытия периода.
- Ранний сбор отчетных данных позволит персоналу во всех подразделениях сосредоточиться на текущих показателях, но при этом прогнозировать будущие.
- В итоге когда у компании есть полностью укомплектованная система 1С, в которой выстроена четкая иерархия автоматизированных процессов, то можно не беспокоиться о сроках закрытия периода - начнете сдавать отчетность в минимально короткие сроки.
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!