Подсистема для учета контрактов на обслуживание оборудования

Любой бизнес нуждается в учете – как много единиц мы обслуживаем? Где они находятся? Как часто нужно выезжать на регулярный осмотр? Какое оборудование сейчас в ремонте и какие детали нужны для устранения поломки? Ну и конечно, сколько это будет стоить для Клиента? На эти и многие другие вопросы бизнес хочет получать быстрые ответы и управлять ими.

В данной статье мы рассмотрим важность внедрения подсистемы для учета контрактов на обслуживание оборудования и ее 

• не автоматизирован учет факта технического обслуживания;преобладает ручной труд в процессе выставления закрывающих документов, что приводит к высокому проценту ошибок;
• отсутствует инструмент систематизации учета по выставляемым услугам (к примеру, техническое обслуживание, выезды специалистов по заявкам или дополнительные опции контракта);
• отсутствует контроль выполнения работ сотрудниками организации.

Контракт на техническое обслуживание в большинстве случаев представляет собой перечень оборудования с указанием его характеристик и стоимости за регулярное техническое обслуживание. Кроме этого, организации зачастую оказывают различные дополнительные услуги за отдельную стоимость.

По итогу задача внедрения выглядела следующим образом:

В системе требуется вести учет контрактов с расшифровкой до единиц оборудования и его характеристик. По каждой единице требуется видеть план/факт технического обслуживания за период, с возможностью выставления закрывающих документов в автоматическом режиме.

Было принято решение доработать типовой объект «Сделка». Одна из важнейших причин – сделку можно выбрать в качестве аналитики в большинстве документов. В результате «Сделка» представляет собой контракт, включающий в себя все необходимые параметры, а именно:

• общую информацию по контракту (кто заказчик, сроки контракта и тд.)
• перечень оборудования с указанием стоимости за техническое обслуживание;
• перечень дополнительных услуг;

Факт выполнения технического обслуживания для оборудования фиксируется в сторонней системе. Поэтому для эффективной работы подсистемы учета контрактов на обслуживание оборудования нашими силами была реализована интеграция с внешней системой.

Процесс интеграции данных мы реализовали следующим образом:

• информация по контрактам и оборудованию первоначально регистрируются в 1С;
• далее передается во внешнюю систему, где дополняются своими параметрами;
• во внешней системе ответственные лица ведут учет технического обслуживания;
• далее факт технического обслуживания передается в 1С;
• в 1С бухгалтера рассчитывают стоимость оказанных услуг и выставляют пакет документов Клиенту. 

Получение данных о факте обслуживания

В подсистеме учета контрактов на обслуживание оборудования мы реализовали отдельное автоматизированное рабочее место (далее АРМ). В рабочем месте отображаются данные - факт исполнения технического обслуживания, полученный из внешней системы по команде "Получить данные".

АРМ позволяет в одном окне увидеть всю необходимую информацию по контракту: с кем заключен контракт, перечень оборудования в рамках контакта, план/факт по обслуживанию оборудования, стоимость выполненных работ и сформированные закрывающие документы по контракту.

• период, в рамках которого исполнено обслуживание;
• ответственное лицо за проведенное обслуживание;
• конкретный заказчик.

Расчет стоимости обслуживания и фактурирование (выставление закрывающих документов)

Расчет стоимости обслуживания является важной составляющей подсистемы. В АРМ мы реализовали как расчет стоимости технического обслуживания, платных выездов на объекты, так и расчет стоимости за выполнение дополнительных услуг.

При расчете стоимости за выполненные работы учитывается много факторов, например:

• состояние оборудования (в работе или приостановлено);
• была ли включена стоимость выездов специалистов на объект в общую стоимость контракта;
• условия предоставления дополнительных опций контракта.

Предположим, что в рамках контракта планируется выполнить техническое обслуживание для 5-ти единиц оборудования.

• Стоимость 3-х единиц оборудования равна 6000 руб. (1 ед. = 2000 руб.)
• Стоимость 2-х единиц = 5000 руб. (1 ед. = 2500 руб.)
• Общая стоимость технического обслуживания за все единицы в рамках контракта = 11 000 руб.

Кроме расчёта стоимости работ, основной целью использования рабочего места заключается возможность формирования расчетных документов (реализация, счет-фактура) для Клиента.

Фактурирование – это процесс выставления закрывающих документов, подтверждающих выполнение обслуживания и указывающих сумму, которую необходимо оплатить клиенту. В процессе фактурирования с помощью автоматизированного рабочего места бухгалтера автоматически формируют документы, учитывая предоставленные услуги и стоимость обслуживания.

• единый закрывающий документ с выставленной стоимостью за все услуги - технического обслуживание, дополнительные услуги и выезды специалистов по заявкам;
• отдельные документы, один - за техническое обслуживание и дополнительные услуги, второй - за выезды специалистов по заявкам. 

Например, периодичность контакта - ежеквартальный.

• данный контракт в АРМ будет отображаться только когда период выставления счетов будет равен - март, июнь, сентябрь, декабрь;
• для такой периодичности техническое обслуживание для единицы оборудования определено как одно в квартал;
• если в контракте 16 лифтов, то плановых ТО тоже будет 16, несмотря на то, что у нас в квартале 3 месяца.

В рамках контракта перечислен список оборудования, данный список может пополнятся в случае, например закупки нового оборудования или наоборот количество единиц техники может сокращаться, так же по ряду причин. Для отслеживания состояния оборудования и в результате для корректного расчета стоимости выполнения технического обслуживания мы реализовали механизм учета движения оборудования.

Мы выделили операции движения оборудования такие как:

• возврат оборудования (оборудование было выведено из эксплуатации, но через время было принято решение о необходимости возврата оборудования в работу);
• выбытие оборудования (оборудование, которое выводится из эксплуатации);
• перемещение оборудования (контракт закрывается, но оборудование из него переходит в новый или уже существующий контракт). 

• в январе по плану техническое обслуживание проводилось для 3-х единиц техники; 
• в апреле для 1-ой единицы установили состояние "Выбытие";
• соответственно, оборудование в состояние "Выбытие" исключается из плана технического обслуживания; 
• в феврале план по технического обслуживанию будет равен 2-м единицам техники. 

При установке биллинг-блока указывается:

• дата, с которой действует биллинг-блок;
• опция "Пересчитывать стоимость".