Внедрение БИТ.ФИНАНС: автоматизация распределения прямых и косвенных расходов для формирования стоимости услуг
В число приоритетных задач для компаний, работающих на рынке оказания услуг, входят: формирование эффективной ценовой политики, своевременный и обоснованный расчет себестоимости, а также определение рентабельности оказываемых услуг с целью получения максимальной прибыли.
Возьмем, например, консалтинговые компании или колл-центры, для которых основным ресурсом для осуществления своей деятельности является персонал, а весомый процент себестоимости оказываемых услуг составляют расходы на содержание сотрудников. При этом консультанты, аналитики или операторы компании могут работать одновременно над несколькими задачами или проектами для одного или нескольких заказчиков.
В подобных ситуациях для решения задач расчета себестоимости и формирования обоснованной эффективной ценовой политики возникает необходимость в разработке оптимального алгоритма распределения, в первую очередь, прямых расходов между выполненными задачами, реализованными проектами или предоставленными услугами.
Не будем при этом забывать, что в каждой компании есть и косвенные расходы (например, аренда, коммунальные услуги), которые также необходимо распределять между объектами калькуляции для формирования полной себестоимости. Алгоритм распределения должен быть не только оптимальным, но и прозрачным, аудируемым как со стороны руководства компании, так и со стороны заказчиков, если этого требуют условия договора.
В первую очередь компании стараются разработать понятные схемы распределения как прямых, так и косвенных расходов между объектами калькуляции. Но дальше встаёт вопрос: с использованием каких механизмов можно данные схемы реализовать?
Когда компания небольшая, то с этим может справиться Excel, но как только происходит рост численности персонала, количества заказчиков и, соответственно, оказываемых услуг, стоит посмотреть в сторону автоматизации процесса формирования себестоимости.
В подобных ситуациях для решения задач расчета себестоимости и формирования обоснованной эффективной ценовой политики возникает необходимость в разработке оптимального алгоритма распределения, в первую очередь, прямых расходов между выполненными задачами, реализованными проектами или предоставленными услугами.
Не будем при этом забывать, что в каждой компании есть и косвенные расходы (например, аренда, коммунальные услуги), которые также необходимо распределять между объектами калькуляции для формирования полной себестоимости. Алгоритм распределения должен быть не только оптимальным, но и прозрачным, аудируемым как со стороны руководства компании, так и со стороны заказчиков, если этого требуют условия договора.
В первую очередь компании стараются разработать понятные схемы распределения как прямых, так и косвенных расходов между объектами калькуляции. Но дальше встаёт вопрос: с использованием каких механизмов можно данные схемы реализовать?
Когда компания небольшая, то с этим может справиться Excel, но как только происходит рост численности персонала, количества заказчиков и, соответственно, оказываемых услуг, стоит посмотреть в сторону автоматизации процесса формирования себестоимости.
Именно с таким вопросом к нам обратился крупный колл-центр, в котором большое количество операторов выполняет звонки в соответствии с целями, обозначенными заказчиками.
На первом этапе реализации проекта перед нами были поставлены следующие задачи:
На первом этапе реализации проекта перед нами были поставлены следующие задачи:
- Интегрировать в 1С:ЗУП базу распределения как прямых, так и косвенных расходов из внешней системы учета затраченного времени операторами на совершение звонков.
- Обогатить базу распределения такой аналитикой, как цель звонка и ее заказчик, статус оператора и география звонка.
- Выполнить автоматическое распределение сформированных начислений в системе 1С:ЗУП между целями звонков пропорционально базе распределения с учетом всех аналитических разрезов.
Решение указанных задач позволило руководству компании оптимизировать и сделать прозрачным процесс формирования по каждой цели звонка следующей аналитической информации (примеч. данные на скриншотах изменены и обезличены):
- сколько времени потратил оператор на ту или иную цель звонка для конкретного заказчика;
- насколько эффективно операторы работают (какой % времени, тратиться на обработку цели звонка, какой % времени уходит на неэффективные статусы операторов);
- на какие цели и в каком объеме были отнесены расходы по содержанию операторов, включая премиальные начисления и страховые взносы, с учетом отработанного времени по той или иной цели звонка;
- в каком объеме на ту или иную цель звонка были распределены расходы на содержание персонала, обслуживающего деятельность компании (например руководителей и бухгалтеров) с учетом базы распределения.
На втором этапе реализации проекта необходимо было решить вопрос распределения косвенных расходов на осуществление деятельности компании (например, расходы на аренду, на коммунальные, транспортные, почтовые услуги), учет которых в компании велся в системе 1С:Предприятие 8.3.
Для поставленных задач был выбран программный продукт БИТ.ФИНАНС, который оптимально и бесшовно интегрируется с решением 1С:Предприятие 8.3.
В единой учетной системе (1С:Предприятие 8.3 + БИТ.ФИНАНС) были выполнены:
- Организация в соответствии с требованиями компании сбора данных по фактическим расходам на управленческих статьях, перечень которых был расширен относительно регламентированных.
- Разработка механизмов, аналитических признаков и разрезов, по которым расходы, учитываемые в системе, относились либо к распределяемым, либо к прямым.
- Настройка нетиповой синхронизации между базами 1С:ЗУП (источник) и 1С:Предприятие 8.3 + БИТ.ФИНАНС (приёмник), для интеграции обогащенных аналитикой результатов распределения начислений сотрудников и данных по отработанному времени операторов (базы распределения). При этом данные по установленным правилам относились на соответствующие управленческие статьи.
- Создание оптимального механизма, который бы позволял по итогам отчетного периода все распределяемые расходы отнести на отработанные за период цели звонков пропорционально базе распределения с учетом требуемой аналитики
По итогам реализации проекта компания получила:
- Надежный и достоверный источник информации в широкой управленческой аналитике.
- Возможность своевременно формировать полную себестоимость, выстраивать обоснованную ценовую политику и анализировать рентабельность выполняемых услуг с использование разработанных шаблонов управленческих отчетов.
- Существенную экономию трудозатрат на формирование управленческой отчетности и минимизацию количества ошибок.
Кроме того, компания получила возможность анализировать управленческие данные с использованием типовых отчетов БИТ.ФИНАНС
Надо отметить, что данный подход применим не только для сферы услуг, но также был бы полезен компаниям, которые в рамках своей основной деятельности оказывают клиентам разные типы услуг, например, транспортные. Формирование стоимости таких услуг также связано с вопросами корректного выбора базы распределения для включения в себестоимость услуг прямых и косвенных расходов.
Если вам нужна консультация по процессу автоматизации распределения прямых и косвенных расходов, а также вы рассматриваете внедрение БИТ.ФИНАНС - оставляйте заявку нашим специалистам.
Если вам нужна консультация по процессу автоматизации распределения прямых и косвенных расходов, а также вы рассматриваете внедрение БИТ.ФИНАНС - оставляйте заявку нашим специалистам.
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!