Учет спецодежды и спецоснастки в 1С:ERP: как обойти ограничения типового функционала
Беря во внимание количество подразделений и входящих в них сотрудников, производство или закупка спецодежды составляют немалую статью расходов. Соответственно, некорректный учет негативно сказывается на финансовом состоянии компании.
В типовом функционале ERP существует ряд ограничений:
-
Отсутствуют инструменты по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации в 1С:ERP, что для крупных компаний является обязательной процедурой.
В системе в принципе нет возможности сформировать документы для проведения инвентаризации ТМЦ в эксплуатации в ERP. Из-за этого бухгалтеру приходится формировать ведомости в xls, из-за чего растет вероятность ошибок, а также увеличивается время на подготовку необходимой информации.
-
Нет единого отчета, который бы аккумулировал в себе все сводные данные по учету спецодежды и спецоснастки.
Количественные и суммовые данные разбросаны по нескольким отчетам. Например, чтобы получить информацию о количестве и стоимости ТМЦ в эксплуатации в 1С:ERP, нужно сформировать ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) по счету и типовой отчет "ТМЦ в эксплуатации", а затем сопоставить данные отчета в единый. При больших объемах данных такой процесс, естественно, усложняет работу пользователям и влияет на рост количества ошибок.
Кроме того, в типовом отчете "ТМЦ в эксплуатации" не отражаются те ТМЦ, по которым срок службы закончился, но сам ТМЦ еще не списан, что в свою очередь влияет на полноту отражения данных по учету. -
Не отражается движение спецодежды и спецоснастки по счетам МЦ и 10.11 в рамках одного месяца, если она была передана в эксплуатацию в этом же месяце.
В ведении учета есть своя специфика. Представим, что в апреле была передана в эксплуатацию спецодежда и спецоснастка. Работник несколько дней ей попользовался и передал другому. Либо другая часто встречающаяся ситуация - в одежде обнаружился брак и ее нужно было списать. И все это произошло в рамках одного месяца.
Ограничение типового функционала 1С:ERP заключается в данном случае в том, что по счетам МЦ и 10.11 не будет отображаться движение спецодежды и спецоснастки в том же месяце, в котором произошла передача и было сделано списание или перемещение. Пользователи не смогут получить полные сведения по эксплуатации одежды в апреле, в котором она и была передана, данные будут отображены только в мае. Такой формат противоречит полноте отображения данных. -
Расчет остаточной стоимости ТМЦ в 1С:ERP, стоимость которых была погашена при передаче в эксплуатацию.
Помимо недостающей информации для корректного учета многие компании сталкиваются с необходимостью определения остаточной стоимости, которая возникает при списании ТМЦ из эксплуатации в ERP при реализации или другим причинам.
Сейчас в типовой системе 1С:ERP вся спецодежда и спецоснастка (согласно ФСБУ 5), которая передается в эксплуатацию, списывается на расходы сразу, независимо от срока службы. Проблема заключается в том, что при полном списании, когда не учитывается реальный срок службы спецодежды (в учете 2021 в системе не заложены такие документы), нельзя автоматически рассчитать остаточную стоимость, которая важна для формирования возврата средств за спецодежду и спецоснастку, и финансового результата при реализации.
Может ли автоматизация процессов в 1С:ERP решить насущные проблемы учета?
Рассматривая данные цели в разрезе учета спецодежды и спецоснастки в 1С:ERP, для их достижения необходима автоматизация учета ТМЦ в 1C:ERP. Для решения вопроса оперативности, полноты и достоверности данных о ТМЦ в эксплуатации был разработан отчет "ТМЦ в эксплуатации" на базе типового отчета 1С:ERP.
- увидеть суммовые и количественные показатели в одном отчете, в разрезе всей необходимой аналитики;
- работать без ограничений по отражению ТМЦ, срок службы у которых закончился. В отчете отражаются все ТМЦ в 1С:ERP, числящиеся в учете, но с помощью настроек
- пользователь может сам установить отбор, показывать ему такие ТМЦ или нет;
- увидеть суммовые показатели по перемещениям и списаниям ТМЦ в том периоде, в котором они отражены по документам, независимо от даты передачи их в эксплуатацию;
- работать с полной детализацией до первичного документа, что позволяет открывать документы сразу из отчёта и вносить в него при необходимости корректировки.
Разбираемся с инвентаризацией
В нашей практики в рамках процесса автоматизации учета спецодежды и спецоснастки была доработана система, где мы создали документы, которые отражают инвентаризацию, что облегчило ввод данных и исключило ошибки, которые появляются при ручном вмешательстве.
Автоматическое заполнение реквизитов в документах по учету ТМЦ в эксплуатации в 1С:ERP
- заполнение стоимости ТМЦ в 1С:ERP при возврате из эксплуатации, если на момент возврата не вышел срок службы или в принципе есть остаточная стоимость на счете 10.11;
- заполнение реквизитов “Физическое лицо получатель” при перемещении.
В данном случае автоматизация учета ТМЦ станет действенным методом, который убережет компанию от ошибок, влияющих на финансовое состояние организации, а также поможет оперативно принимать взвешенные управленческие решения, основанные на корректной и актуальной информации по учету спецодежды и спецоснастки.
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!