Автоматизация казначейства. Эффективный способ контроля за финансовыми потоками
Справится с обозначенными проблемами и оптимизировать бизнес-процессы компании поможет централизованное казначейство. Чаще всего предпосылками для централизации казначейской функции бывают:
- трудности в планировании и контроле финансовых потоков группы;
- большое число сотрудников для реализации схожих операций;
- частое дублирование операций при открытии кредитных линий;
- перебор с количеством форматов для разных банков и заемщиков;
- большое количество счетов в разных банках, а само управление счетами производится казначействами подразделений/дочерних филиалов;
- усложненный контроль за согласованием финансовых процессов.
- сбои в процедурах управления финансами. К примеру, финансовый отдел на основании готовой заявки на оплату перевел средства поставщику, в это же время
бухгалтерский отдел произвел с тем же контрагентом взаиморасчет, закрыв задолженность по той же оплате. Таким образом, поставщик оплатил дважды один счет, что, привело к неприятным последствиям для компании; - сложности при составлении платежного календаря. Так как данные, необходимые для формирования платежного календаря, «разбросаны» сразу по нескольким группам компании, то составить по ним надежный прогноз на длительный срок становится реальной проблемой;
- низкая скорость получения информации, которая нужна для принятия финансовых решений, из-за сильной «бюрократизации» системы. Данные должны пройти множество инстанций, прежде чем дойдут до лпр.
- предупредит кассовые разрывы;
- объединит финансы всех подразделений/групп в одном информационном поле;
- повысит контроль за расходами по всем дочерним организациям, включенных в структуру холдинга;
- автоматизирует процесс согласования платежей и утверждения бюджетов;
- в разы повысит продуктивность процессов финансирования внутри групп холдинга.
Создание единого информационного пространства со всеобъемлющей информацией о различных параметрах финансовой деятельности группы компаний позволяет оптимизировать и повысить управляемость казначейства.
Процесс автоматизации проходит поэтапно. При этом возможно внедрение одного или нескольких этапов, в зависимости от потребностей компании.
Этап №1
Разработка основных процессов казначейства. Вводят организации, выстраивающие контроллинг исходящих платежей. На этой стадии выполняется следующее:
-
Отказ от традиционных счетов на бумаге и переход к формированию платежной документации в электронном виде.
-
Создание маршрутов согласования платежных документов.
-
Создание платежного календаря.
-
Разработка реестров платежей.
-
Расширение учета аналитики и отчетности по анализу выполнения заявок.
-
Объединение с клиент-банками.
-
Мобильный софт для координирования заявок удаленно.
Этап №2
Управление финансами по договорной документации и бюджетам. Вводят компании, формирующие бюджеты Cash Flow (БДДС) и контролирующие условия договоров. На данной стадии выполняется следующее:
-
Организация и координирование бюджета движения денежных средств.
-
Формирование процесса планирования поступлений финансов.
-
Управление бюджетными границами по статьям, проектам, ЦФО и любой необходимой аналитике.
-
Контроль реализации условий и лимитов договоров.
-
Координирование корректировок бюджета движения денег.
-
Организация сохранения сканированных копий договорных документов.
-
Организации план-факта по Cash Flow (БДДС).
Этап №3
Управление договоренностями и прогнозирование платежей. Применяют предприятия, формирующие бюджеты Cash Flow (БДДС) и контролирующие условия договорной документации. На этой стадии выполняется следующее:
-
Управление обязательствами и организация процесса согласования по заказам и актам поставщиков.
-
Разработка прогноза месячных и квартальных финансовых потоков.
-
Управление кредитным портфелем.
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!