Автоматизация бюджетирования: планирование и контроль лимитов и резервов в системе 1С:Управление холдингом

Система 1С:Управление холдингом имеет широкий функционал в плане автоматизации бюджетирования и планирования по сравнению с другими системами 1С.

Допустим, компания определилась с бюджетом доходов и расходов на 2022 год, который разбит по месяцам. Данный бюджет необходимо довести до каждого из подразделений (продажи, финансы, маркетинг и т.д.). После того, как каждый из отделов ознакомился с бюджетом, собираются данные по тому, что запланировано на конкретный период, а после его завершения уже анализируются и корректируются итоги. Именно на этом этапе возникают сложности.

Например, компания получила акт от поставщика, зарегистрировала его в системе, отразили первичку, а после сравнения план-факта вышло, что бюджета заложенного просто не хватило.

И сейчас у многих компаний возникает потребность, чтобы контроль такого план-факта проходил более оперативно, не дожидаясь окончания периода.

В 1С:Управление холдингом как раз есть функционал планирования и контроля в частности использования лимитов, который позволяет на стадии обработки первичных документов понимать, выходит компания за бюджет или нет - об этом система будет автоматически уведомлять. У пользователя тут есть два пути: обратиться к руководству и запросить больше лимитов, либо не принимать расход в данном учете и перенести его на следующий период.

Давайте разберем подробнее, как работает данный функционал

Компания подготовила бюджет на год. В системе 1С:Управление холдингом, чтобы зарегистрировать расходы, доходы и денежные средства, есть отдельный блок “Бюджетирование отчетности и анализ”, в который и заносятся данные. Далее пользователю нужно установить конкретные лимиты.

Система 1С:Управление торговлей гибкая, и у пользователя есть возможность выбора подхода для формирования лимита. Например, можно сделать лимитом весь выделенный бюджет (например, все 9 тыс. руб.). Как только сумма будет указана, система 1С:УТ автоматически выведет уведомление. уточняя, весь ли указанный бюджет устанавливать в качестве лимита. Пользователю останется только подтвердить, чтобы в дальнейшем система взяла ее под контроль.

Второй вариант - использование отдельного документа в системе, где лимиты из запланированного бюджета прописываются отдельно.

Лимиты, как и сам бюджет, строятся в большинстве случаев на год с детализацией в разрезе каждого месяца. Когда ЦФО получает свой бюджет, далее они строят операционный план, в котором все статьи и суммы разбиты по датам или по неделям. Например, если мы берем лимит по статье “Оплата поставщику за оборудование”, то в бюджете это будет выглядеть, как общая статья без детализации. Конкретный ЦФО зарезервировал себе 500 тыс. руб. на контрагента, к примеру, Дивизион, 500 тыс.руб.. Таким образом, в операционном плане пользователь должен внести данную детализацию, чтобы система ее учла. И если по конкретному контрагенту выйдет больше, то система автоматически уведомит о перерасходе лимита.

Еще одним важным моментом является то, что с конкретными лимитами могут работать несколько пользователей. Например, отделу финансов и продаж выделили конкретную сумму. Драться за лимиты им не придется, а вот зарезервировать их под своих контрагентов точно потребуется. Например, один из пользователей подал заявку на 80 тыс. руб., исходя из общей суммы в 100 тыс. Выбранную сумму он успешно резервирует. И далее система уже будет контролировать остаток лимита только в 20 тыс. руб., который могут использовать другие пользователи.

После того, как пользователь зарезервировал лимиты, данные изменения в системе 1С:Управление холдингом распространяются на все объекты расчетов с контрагентами. Допустим, после резервирования лимита, пользователь обнаружил, что договора с данным контрагентом нет - соответственно, его нужно создать в системе. Далее 1С:УТ, зная заложенный бюджет по данному контрагенту (пользователь указывает сумму или график выполнения договора), уведомляет, есть ли резервы на заключение данного договора. Если нет, то система просто не позволит его создать.

Как только пользователь резервирует сумму, автоматически включается контроль документа расхода. Чтобы контролировать по статьям наличие лимитов, необходимо использовать документ “Заявка на расход” (если это расход по БДР) и “Заявка на оплату” (если это БДДС). Рассказываем, зачем это нужно.