Как увидеть реальную себестоимость проектов и не раскрыть персональные данные
Фонд оплаты труда (ФОТ) в большинстве компаний занимает одну из крупнейших долей в структуре расходов, особенно в трудоёмких отраслях - ИТ, строительстве, консалтинге, сервисных и проектных компаниях, а также у дистрибьюторов.
Бизнесу важно знать не просто сумму начислений, а понимать, как ФОТ распределяется по управленческой аналитике. Это необходимо, чтобы оценивать фактическую себестоимость проектов, направлений деятельности и принимать обоснованные управленческие решения.
Поэтому перед финансовым департаментом часто стоит задача корректно распределить ФОТ по проектам, центрам финансовой ответственности (ЦФО), статьям затрат, направлениям деятельности и другим аналитикам.
1. Почему распределение ФОТ становится сложной задачей
В процессе решения данной задачи финансовое направление чаще всего сталкивается со следующими проблемами:
- Сотрудники работают на нескольких проектах, в нескольких направлениях деятельности или выполняют задачи для разных ЦФО. Соответственно, возникает проблема с распределением рабочего времени каждого сотрудника по управленческой аналитике.
- Стандартные механизмы 1С:ЗУП и бухгалтерского учета часто отражают начисления сотрудникам в разрезе минимального набора аналитик: статья затрат, номенклатурная группа, подразделение. Как правило, они не отвечают требованиям управленческого учета. Поэтому возникает проблема с трансляцией / трансформацией бухгалтерских данных в соответствии с требованиями управленческого учета.
2. Как компании решают задачу распределения ФОТ без автоматизации
Ручное формирование базы и распределение в Excel
Далее эти данные передаются финансистам для последующего распределения ФОТ пропорционально заданной базе. При этом данные по ФОТ финансисты выгружают в формат Excel из 1С:ЗУП с детализацией до сотрудника.
Выгрузка данных по базе из сторонних систем и последующее распределение в Excel
На основе этих данных формируется база распределения путем выгрузки в формат Excel. И далее в том же самом формате Excel выполняется процесс распределения зарплаты. В целом, этот вариант похож на предыдущий, но формально это уже шаг вперед по сравнению с полностью ручным формированием как базы, так и выполнением самого распределения в Excel. Однако основные недостатки ручного распределения при этом сохраняются.
Упрощенное распределение без детализации по сотрудникам
Описанные выше решения имеют ряд проблем:
- Высокая трудоемкость и низкая оперативность. Сбор данных, их проверка, консолидация и расчет занимают значительное время. При увеличении количества сотрудников и проектов нагрузка растет нелинейно. Как следствие, отчетность формируется с задержкой. Руководство получает информацию, которая уже частично устарела.
- Высокая вероятность ошибок. Ручной ввод, копирование данных, сложные формулы в Excel — все это создает риск искажений. А учитывая то, что в отличие от многих других затрат, ФОТ обычно составляет значительную долю себестоимости. Любая ошибка в распределении заметно влияет на финансовый результат. При этом проверить корректность «на глаз» сложно: суммы большие, взаимосвязи неочевидны, а отклонения могут выглядеть правдоподобно.
- Ограниченная масштабируемость. То, что работает для 20 сотрудников, перестает работать для 200 и более. Excel-модели становятся нестабильными и трудно поддерживаемыми.
- Трудоёмкость обработки корректировок исходных данных по начислениям сотрудникам после уже выполненного распределения. В этом случае все расчеты приходится повторять. В формате Excel это достаточно сложная задача с большим риском ошибок.
- Высокий риск нарушения конфиденциальности данных.
3. В чём сложность именно зарплаты
Финансисты понимают, что если остальные затраты можно взять из бухгалтерского учета и просто переложить на управленческую аналитику, то с начислениями сотрудникам так сделать нельзя. Нужен процесс, включающий в себя ряд действий:
- Формирование базы распределения в разрезе управленческой аналитики.
- Получение данных по начислениям сотрудников.
- Распределение данных начислений пропорционально базе.
4. Наш подход к решению задачи
Мы создали готовое решение для автоматизации распределения заработной платы, включающее как методологию, так и разработанный функционал на базе продуктов 1С (АРМ, документы, интеграции и т.д).
Ниже представлена схема организации бизнес-процесса распределения начислений по шагам и далее описано решение на примере 1С:Бухгалтерия + БИТ.Финанс.
Процесс формирования базы распределения
Сначала определяется, какая именно база используется: часы, доли участия, коэффициенты или их комбинация. Далее в БИТ.Финанс создаётся документ «База распределения начислений сотрудникам» (нетиповой объект системы), в котором фиксируются эти показатели в разрезе управленческой аналитики (проекты, ЦФО, статьи, направления).
Первая роль — ответственные за ввод данных. Это могут быть руководители проектов или сами сотрудники. Они заполняют базу и сразу указывают аналитику: куда должна быть отнесена их занятость.
Вторая роль — контролеры (финансовый департамент или руководители направлений). Они проверяют корректность базы: полноту, логику распределения, соответствие фактической деятельности. После проверки база проходит согласование и блокируется от редактирования.
Важно, что инструментом на всех этапах выступает единая система (БИТ.Финанс), а не разрозненные файлы. Это устраняет проблему версий, ручных пересылок и потери данных. Кроме того, система может ограничивать ввод некорректных значений и автоматически проверять суммы и доли.
В итоге, база распределения становится управляемым и прозрачным источником данных, а не вспомогательной таблицей.
В нашей практике был также вариант формирования данных в части базы распределения в трекере учета рабочего времени, где операторы сразу размечали аналитикой время участия сотрудников на выполнении соответствующих задач, и далее система путем интеграции забирала эти данные и автоматически формировала в учетной системе документ с готовой базой распределения.
Таким образом, можно сказать, что разработанный нами документ может быть адаптирован под любой сценарий процесса:
- создание документа вручную финансистом;
- загрузка данных в документ из Excel;
- автоматическая интеграция из систем учета рабочего времени.
Распределение начислений в 1С:ЗУП
Ключевая идея — процесс распределения выполняется в отдельной базе, где используются достоверные источники в виде регистров начислений, страховых взносов, резервов и где данные хранятся в разрезе регламентированной аналитики (сотрудник, начисления), что позволяет разработать оптимальные правила распределения для отдельных видов начислений, сопоставить базу распределения и начисления по сотруднику. Кроме того, сохраняется конфиденциальность данных, так как нет необходимости выгружать начисления в Excel.
Данный процесс включает в себя самую сложную часть методологии — это правила распределения, потому что именно здесь учитывается вариативность зарплаты.
Первый подход - единое правило. Например, все начисления распределяются пропорционально базе (часам или коэффициентам). Это упрощает модель и делает ее устойчивой.
Однако на практике почти всегда требуются исключения. Например:
- премии могут распределяться по отдельной логике (например, только на конкретный проект);
- больничные могут относиться на общее ЦФО;
- разовые выплаты могут фиксироваться на конкретную аналитику без распределения и т.д.
Далее в 1С:ЗУП создается нетиповой объект, в котором по одной кнопке выполняются шаги:
- получаются данные из регистров по начислениям, страховым взносам, резервам;
- определяется правило распределения для каждого начисления;
- применяется база распределения;
- выполняется сама процедура распределения пропорционально базе с одновременным обогащением аналитикой управленческого учета;
- данные группируются до аналитики управленческого учета, исключая аналитику регучета (сотрудник, вид начисления).
Передача данных в управленческий учёт и контроль сходимости
Наша методология разбивает трансформацию на два этапа:
- Полная трансляция движений регламентированного учета по начислению зарплаты, страховых взносов и резервов на технический счет.
- Интеграция результата распределения начислений, страховых взносов и резервов из 1С:ЗУП в БИТ.Финанс, итогом которой являются движения на счетах управленческого учета в расширенной аналитике с одновременным закрытием технического счета, на котором выполняется контроль полноты и сходимости данных.
Так как методология, в большей части подходит всем компаниям, которые сталкиваются с описанной проблематикой, а нетиповые объекты встраиваются в любую систему. Безусловно в каждой компании будут свои особенности, в частности это касается правил распределения и правил формирования движений в управленческом учете. Например, управленческий учет может не базироваться на отдельном плане счетов. Соответственно, будет отсутствовать необходимость формировать движения в регистре бухгалтерии управленческого учета с применением двойной записи. Но данный шаг в процессе может быть заменён формированием движений в регистре накопления. Если говорить про БИТ.Финанс, то движения в расширенной аналитике могут формироваться в регистре Обороты по бюджетам БИТ, на основании которого затем собираются отчетные формы по доходам и расходам.
5. Что получает бизнес
- Прозрачная структура затрат
- Достоверная себестоимость
- Снижение ручного труда
- Снижение количества ошибок и повышение точности расчетов
- Оперативность получения данных
- Масштабируемость процессов
- Управляемость и контроль
- Конфиденциальность данных по начислениям сотрудникам
Процесс распределения выполняется внутри системы с ограничением доступа к конфиденциальной информации.
6. Вывод
Автоматизация распределения ФОТ - это не просто техническое улучшение, а переход к более зрелому уровню управленческого учёта. Она помогает устранить разрыв между фактической работой сотрудников и отражением затрат в отчётности. За счёт формализации базы распределения, правил и интеграции с источниками данных компания получает достоверную себестоимость проектов, устойчивый процесс расчёта и управленческую отчётность, на которую можно опираться при принятии решений.
Начинать проект стандартизации и автоматизации распределения ФОТ стоит с анализа текущей модели: как сейчас распределяются затраты, где остаются ручные операции, какие данные нужны для управленческой отчётности и какие ограничения связаны с конфиденциальностью начислений.
Команда RDV проводит аудит текущего процесса, помогает определить слабые места и предложить подход к автоматизации распределения ФОТ с учётом управленческой модели и IT-архитектуры компании.
Обсудить ваш проект
Покажем, как перейти от внедрений к системной цифровой архитектуре