Развернутое сальдо и другие проблемы учета взаиморасчетов в 1С:ERP
Развернутое сальдо, некорректные остатки и расхождения в отчетах усложняют контроль взаиморасчетов и снижают достоверность данных. В статье разберем, почему возникают такие проблемы в 1С:ERP и на что обратить внимание при организации учета.
Корректный учет взаиморасчетов – основа достоверной финансовой информации о компании. Эта система отвечает на три ключевых вопроса бизнеса:
- сколько нам должны;
- сколько должны мы;
- когда задолженность будет закрыта.
Но важно учитывать, что автоматизация сама по себе не гарантирует корректный учет. Чем выше уровень автоматизации, тем выше цена ошибки в настройках. Если неправильно настроены договоры, правила зачета или учетная политика, система начинает массово тиражировать ошибку. В результате пользователи принимают решения в условиях отсутствия достоверных данных.
Какие проблемы чаще всего возникают при учете взаиморасчетов в 1С:ERP
При работе с взаиморасчетами в 1С:ERP компании могут столкнуться с целым рядом проблем. Наиболее распространенные из них:
1. Некорректные данные об остатках, перенесенных из исторической системы. Например, в проводках по бухгалтерскому учету указывается неверный счет учета, система «схлопывает» основной долг и авансы или в справочнике появляются дубли договоров для отражения претензий по договорам.
2. Расхождения между ОСВ и ведомостями расчетов с поставщиками или клиентами. Например, оплата или поступление отражены в ОСВ, но отсутствуют в ведомости расчетов. В результате в ней не отображаются данные о формировании и погашении задолженности.
3. Расхождения между ОСВ и актами сверки взаиморасчетов. В ОСВ отражаются данные, которые не попадают в акт сверки.
4. Некорректный зачет аванса и задолженности в документах поступления или оплаты. В результате образуются некорректные остатки задолженности и аванса.
5. Некорректный расчет резервов. Возможны задвоение суммы резерва, его начисление на некорректную задолженность или отсутствие начисления, когда резерв должен быть сформирован.
6. Ошибки при формировании регламентированной отчетности. Некорректно могут отражаться:
- разделение взаиморасчетов на долгосрочную и краткосрочную задолженность;
- авансы по капитальным вложениям;
- расходы будущих периодов в составе дебиторской задолженности;
- нетто-оценка дебиторской задолженности — за вычетом резерва по сомнительным долгам;
- взаиморасчеты в составе активов и обязательств;
- группировка дебиторской и кредиторской задолженности по экономическому содержанию.
Большинство проблем с взаиморасчетами возникает не из-за ошибок пользователей
Почему возникают проблемы учета взаиморасчетов в 1С:ERP
1. Отсутствие единой методологии и сквозной объектной модели
Даже если документы одинаково отражаются на счетах бухгалтерского учета, движения по регистрам оперативного учета могут различаться. От этого зависит, попадет ли информация в нужный отчет, акт сверки или АРМ.
2. Настройки системы:
Настройки соглашений и договоров. В соглашениях и договорах задаются правила зачета авансов, счета регламентированного учета и детализация расчетов. Если эти настройки не соответствуют условиям сделки, авансы списываются не на те документы, счета указываются некорректно, а аналитика по взаиморасчетам теряется.
Настройки объекта расчетов. Через настройку графика оплат задаются этапы, суммы и сроки платежей. Ошибки в этих настройках приводят к тому, что оплаты привязываются не к тем документам, нарушается хронология погашения задолженности, а данные о сроках просрочки становятся недостоверными.
Настройки учетной политики. Настройки учетной политики определяют порядок отражения долгосрочной и краткосрочной задолженности на счетах учета, а также правила формирования резервов по сомнительным долгам.
Настройки бухгалтерской финансовой отчетности. Определяют правила группировки дебиторской и кредиторской задолженности по экономическому содержанию.
Настройки статей расходов. Определяют порядок отражения нераспределенных расходов будущих периодов.
3. Типовой функционал системы не покрывает полностью информационные потребности пользователей
- отчеты на базе оперативного учета: «Задолженность поставщикам по срокам», «Задолженность клиентов по срокам», «Ведомость расчетов с поставщиками», «Ведомость расчетов с клиентами», «Оплаты поставщикам по срокам», «Оплаты клиентов по срокам», «Карточка расчетов с поставщиками», «Карточка расчетов с клиентами» и другие;
- стандартные бухгалтерские отчеты: Оборотно-сальдовая ведомость, Карточка счета, Анализ счета и другие;
- универсальный отчет, настроенный на основе необходимых данных.
Однако все типовые и настраиваемые отчеты работают в рамках одного регистра или одного вида учета. При этом пользователям часто требуются сводные данные из разных источников: по взаиморасчетам, резервам, расходам будущих периодов, аренде и другим объектам учета. Типовые отчеты не позволяют получить такую информацию, поэтому для решения подобных задач требуется разработка не типовых отчетов с кастомной логикой.
4. Человеческий фактор
Что дает комплексный подход к учету взаиморасчетов
Система покрывает аналитические потребности всех групп пользователей – руководителей, бухгалтеров, финансистов и рядовых сотрудников – только тогда, когда каждая хозяйственная операция отражается тем инструментом, который обеспечивает корректные движения как по счетам бухгалтерского учета, так и по регистрам оперативного учета.
Но даже необходимая настройка системы и проработка процессов не всегда позволяют обеспечить пользователей всей необходимой информацией в одном отчете. В таких случаях требуется разработка специализированных отчетов, которые собирают данные из нескольких источников: регистров взаиморасчетов, оборотно-сальдовой ведомости, регистров расходов будущих периодов и финансовых инструментов.
Таким образом, качество данных по дебиторской и кредиторской задолженности – это результат не отдельных настроек системы, а комплексной проработки методологии учета, процессов и отчетности. Ниже – пример того, как такой подход использовали в одном из проектов команды RDV по внедрению 1С:ERP УХ.
Практический пример
До перехода на систему ERP для сбора налоговой и управленческой отчетности использовался Excel. Эти отчеты были приоритетными, поскольку их использовали все группы пользователей: рядовые сотрудники, руководители подразделений, топ-менеджмент и внешние пользователи для анализа состояния дебиторской и кредиторской задолженности.
Почему не подходили типовые отчеты
Требования к отчетам
- расшифровывать строки бухгалтерского баланса с детализацией данных до регистраторов, информация по которым отражается в регистрах оперативного учета;
- иметь жестко заданную структуру и обязательный перечень группировок по видам задолженности (задолженность покупателей, поставщиков, по налогам и сборам, перед персоналом и др.);
- содержать классификацию задолженности по направлениям (ремонты, транспортные услуги, аренда и др.);
- формировать данные с различной степенью детализации в зависимости от вида задолженности.
Состав данных
- содержать информацию об условиях договора, сроках возникновения задолженности, сроках оплаты и наличии просрочки;
- включать данные, нехарактерные для отчетов по взаиморасчетам: остатки расходов будущих периодов (РБП), суммы резервов по сомнительной дебиторской задолженности и суммы незакрытой задолженности по авансам по долгосрочной аренде.
Настройка отчета
| Источник данных | Какие данные использовались |
|---|---|
| Регистры накопления взаиморасчетов | Данные по взаиморасчетам, отражаемым в регистрах |
| Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) | Взаиморасчеты, не отражаемые в регистрах накопления |
| Регистры прочих расходов | Остатки расходов будущих периодов (РБП) |
| Регистры финансовых инструментов | Остатки по долгосрочной аренде |
Какие работы были выполнены в рамках проекта
Результат
Если при переходе вашей компании на 1С:ERP типовые возможности системы не позволяют сформировать необходимую отчетность, команда RDV может помочь и провести бесплатный экспресс-аудит, проанализировать требования к отчетности, источники данных и действующую методологию учета, а также определить, какие изменения потребуются для решения задачи. Оставьте заявку в форме обратной связи, чтобы обсудить детали.
Обсудим ваши задачи
Подберем подходящие варианты решений