Почему закрытие месяца в 1С:ERP затягивается до 15 дней

Проблема

После внедрения 1С:ERP закрытие месяца нередко остаётся неформальным процессом. Бухгалтерия знает, какие операции нужно выполнить, но в компании нет единого графика: кто, что и до какого срока должен подготовить.

 
В типовой 1С:ERP есть инструменты для выполнения регламентных операций, но компаниям часто не хватает единого рабочего места для управления задачами закрытия: сроками, ответственными, статусами и контрольными точками. Поэтому компании либо вообще не ведут график закрытия, либо ведут его в Excel и рассылают по почте.

 
Как это замедляет закрытие

• Первые дни месяца уходят не на закрытие, а на сбор недостающих данных, уточнения, переписки и повторные проверки. Сотрудники операционного блока не всегда знают, до какого числа необходимо провести все документы. 
• Взаимодействие между сотрудниками и подразделениями остаётся непрозрачным. Один участок уже готов к закрытию, другой продолжает вводить документы, а третий обнаруживает ошибки только после запуска регламентных операций. 
• В результате основные операции завершаются только к 5–10-му числу, после чего начинаются корректировки, исправление ошибок и повторное закрытие месяца. 

В компании должен быть единый регламент закрытия месяца, встроенный в рабочий процесс и синхронизированный с функциональностью 1С:ERP. Он должен позволять отслеживать статус каждого этапа и включать:

• перечень этапов закрытия и документы-задания с указанием сроков и ответственных; 
• контрольные точки и автоматизированные механизмы контроля; 
• механизмы согласования и фиксации промежуточных результатов. 

В 1С:ERP предусмотрены типовые механизмы закрытия месяца: начисление амортизации, расчёт себестоимости, распределение расходов, корректировка взаиморасчётов, отражение документов в регламентированном учёте и другие регламентные операции.

 
Однако во многих компаниях часть действий по-прежнему выполняют вручную: с помощью корректировочных документов, операций регламентированного учёта или прямых корректировок регистров.
Так происходит по нескольким причинам.

 
Во-первых, система может быть изначально настроена некорректно, из-за чего регламентные операции выполняются с ошибками. Со временем бухгалтерия привыкает обходить эти ошибки вручную.

 
Во-вторых, учётная политика компании может быть сложнее типовых механизмов 1С:ERP. Если особенности учёта не были методологически описаны и автоматизированы, пользователям приходится закрывать возникающие разрывы ручными корректировками. Например, это может касаться особых правил формирования резервов или распределения затрат.

 
В-третьих, сохраняется недоверие к автоматизации: пользователи предпочитают дополнительно проверять и исправлять результаты вручную, опасаясь, что система рассчитает их некорректно.

 
Как это замедляет закрытие

Ручные корректировки увеличивают срок закрытия месяца и повышают риск ошибок. Вместо использования регламентных операций бухгалтерия каждый месяц вручную исправляет данные, перепроверяет результаты и устраняет расхождения.

При этом ручная корректировка обычно устраняет следствие, но не причину проблемы. В результате закрытие месяца превращается не в последовательный регламентный процесс, а в набор привычных обходных операций, которые приходится повторять из периода в период.

Это может приводить не только к увеличению сроков закрытия, но и к расхождениям между данными регламентированного, управленческого и оперативного учёта.

Решение

Каждую ручную операцию, которая регулярно повторяется при закрытии месяца, необходимо проанализировать:
почему она возникает;

• можно ли устранить причину настройкой типового механизма; 
• требуется ли доработка системы; 
• необходимо ли изменить НСИ или методологию учёта; 
• какие риски возникают, если оставить ручную корректировку. 

 
Многие необходимые инструменты уже предусмотрены в 1С:ERP, но требуют корректной настройки. Если типовой функционал не учитывает особенности учёта компании, систему необходимо доработать. Такие изменения позволяют сократить объём ручных операций, снизить количество ошибок и ускорить закрытие месяца.

 
Если регламентная операция завершается с ошибкой, не стоит ограничиваться её повторным запуском или исправлять итоговые проводки вручную. Сначала важно найти первую ошибку в цепочке, определить её источник и только затем последовательно пересчитать зависимые операции. Подробнее этот алгоритм разобрали в статье «Почему не закрывается месяц в 1С:ERP: основные причины и алгоритм поиска ошибки».

1С:ERP позволяет контролировать последовательность документов и ограничивать изменения в закрытом периоде. Однако некоторые компании используют этот функционал не в полной мере и разрешают сотрудникам вводить документы задним числом.

 
Как это замедляет закрытие

Например, бухгалтерия 2-го числа запустила расчёт себестоимости, получила финансовый результат и начала готовить отчётность. На следующий день менеджер по продажам обнаружил, что не провёл отгрузку от 31-го числа, и ввёл документ задним числом.

 
После этого результаты расчёта меняются. Бухгалтерии приходится отменять выполненные расчёты, перепроводить документы, заново закрывать месяц и повторно проверять итоговые данные.

 
В крупных компаниях такие ситуации могут возникать несколько раз за период. Один поздно введённый документ способен добавить день или два работы, а если таких документов десятки, закрытие месяца растягивается ещё на неделю.

Решение

Чтобы избежать повторных расчётов, необходимо:

• настроить запрет изменения данных за закрытые периоды — на уровне отдельных пользователей или учётных блоков: склада, продаж, закупок, производства; 
• зафиксировать даты закрытия периода в регламенте и ознакомить с ними всех сотрудников, отвечающих за ввод документов; 
• установить отдельную процедуру для случаев, когда документ действительно необходимо ввести задним числом. 

Такие изменения должны вноситься только с разрешения главного бухгалтера или финансового директора и с обязательным уведомлением всех участников закрытия месяца.

Для холдингов и групп компаний отдельным источником задержек становятся межгрупповые расчёты и консолидация.

Если несколько юридических лиц работают в одной или связанных базах 1С:ERP, финансовой службе необходимо сверять внутригрупповые обороты, взаиморасчёты и операции между организациями. При подготовке консолидированной отчётности такие обороты нужно корректно исключать.

Например, одна компания группы продаёт товар другой. В учёте продавца операция отражается как выручка, в учёте покупателя — как приобретение запасов. При консолидации эти операции необходимо исключить из отчётности группы, то есть выполнить элиминацию внутригрупповых оборотов.

В 1С:ERP предусмотрены механизмы учёта взаиморасчётов между собственными организациями, однако автоматическая элиминация внутригрупповых оборотов часто требует дополнительной настройки или доработки.

 
Как это замедляет закрытие

Если процесс не автоматизирован, данные по каждой организации выгружают в Excel, вручную сводят обороты и ищут расхождения через переписку между бухгалтерами разных компаний группы.

Даже небольшое расхождение требует проверки первичных документов, дат отражения операций и используемой аналитики. В результате сверка внутригрупповых оборотов и подготовка данных для консолидации могут занимать несколько дополнительных дней.

Решение

Чтобы сократить время на сверку и консолидацию, необходимо:

• унифицировать ключевые справочники контрагентов, договоров и статей для всех юридических лиц группы; 
• настроить единые правила отражения внутригрупповых операций; 
• организовать регулярную автоматическую сверку межгрупповых расчётов; 
• автоматизировать элиминацию внутригрупповых оборотов; 
• рассмотреть использование 1С:ERP Управление холдингом или отдельной системы 1С:УХ для консолидации с последующей настройкой обмена данными из баз 1С:ERP. 

В ходе аудита выяснилось, что основное время уходило не на сами расчёты, а на их повторный запуск. Производство продолжало вводить документы после установленного срока, часть расходов автоматически попадала на статью «Прочее», а бухгалтерия каждый месяц вручную исправляла распределение затрат.

 
После аудита в компании настроили график закрытия и даты запрета изменения данных, определили владельцев ключевых справочников и разработали контрольные отчёты по незавершённому производству. Это позволило заранее выявлять проблемные документы, контролировать состояние НЗП и не допускать массовых корректировок после запуска закрытия.

 
В результате срок закрытия месяца сократился с 15 до 7 рабочих дней. Основной эффект был достигнут не за счёт замены системы, а благодаря изменениям в процессе, повышению качества данных и внедрению контрольных процедур.