Для чего нужен модуль "Взаимодействие с отделом закупок" в 1С:ERP
Управление закупками — важная часть работы любого предприятия, ведь это напрямую влияет на успешность и конкурентоспособность компании. Эффективная организация позволяет компании получить необходимые товары и услуги по наилучшим условиям, сэкономить средства и обеспечить бесперебойную работу отдела продаж.
Как сделать взаимодействие отдела продаж и отдела закупок максимально эффективным – расскажем в этой статье.
Кому нужно внедрить модуль?
Модуль "Взаимодействие с отделом закупок" полезен торговым компаниям любых масштабов, в которых роли закупки и продажи разделены между отделами и/или сотрудниками.
Он позволяет осуществлять коммуникацию между отделами внутри системы, а именно коммуникации по ценам и срокам поставки и по закупке под назначение. Также модуль позволяет хранить всю историю взаимодействий между сотрудниками отделов закупок и продаж.
Как модуль работает?
Модуль "Взаимодействие с отделом закупок" представляет из себя два рабочих места:
- Подключается к различным документам, например "Заказ клиента", "Заказ на перемещение", "Заказ переработчику" и другие.
- Представляет из себя группу колонок в табличной части документа, в которой отображается информация взаимодействия с отделом закупок:
- Статус запроса
- Дата запроса
- Срок поставки
- Остаток поставщика
- Цена закупки
- Примечание от закупок
- Примечание от продаж
- Поступил запрос от клиента на приобретение определенной номенклатуры, отсутствующей на складах.
- Менеджер по продажам в документе выделяет запрошенную клиентом номенклатуру, в модуле "Взаимодействие с отделом закупок" выполняет команду "Отправить запрос". При необходимости в поле "Примечание от продаж" оставляет комментарий для коллег из отдела закупок:
- При выполнении команды "Отправить запрос":
Как влияют на бизнес проблемы в работе 1С
- Информация об остатках на складах поставщика хранится в отдельном регистре, информация обновляется автоматически с помощью интеграции данных от поставщиков
- Информация о сроках поставки хранится в отдельном регистре
Функционал проверки доступного остатка на складах поставщиков реализуется при технической возможности регистрировать и обновлять данные от поставщиков!
- После обработки запроса менеджером отдела закупок поступает уведомление о выполнении запроса:
- В документе в группе колонок взаимодействия с отделом закупок отображается запрашиваемая информация:
- срок поставки
- остаток у поставщика
- цена закупки
- примечание от закупок
- Менеджер по продажам, зная закупочную цену, срок поставки и наличие товара, может согласовывать с клиентом продажу.
- В случае согласования продажи, для закупки на согласованных условиях менеджер по продажам устанавливает действие по строке "Обеспечивать обособленно", запрос о необходимости выполнить закупку направляется в отдел закупок.
- После поступления заказной номенклатуры на склад, менеджеру по продажам поступает уведомление об этом.
- Менеджер по продажам оформляет отгрузку клиенту.
- Представляет из себя отдельное рабочее место, в котором отображаются запросы направленные менеджерами по продажам из документов:
- В рабочем месте отображается следующая информация:
- Запрашиваемая номенклатура
- Клиент из документа продажи
- Номер документа, из которого направлен запрос
- Запрашиваемое количество
- Цена продажи, установленная менеджером в документе продажи (может быть не установлена)
- Планируемая дата отгрузки клиенту
- Статус запроса
- Сообщение от менеджера по продажам
- Дата отправки запроса
Как выглядит процесс взаимодействия со стороны менеджера по закупкам
- Поступил запрос от менеджера по продажам
- Запрос отображается в рабочем месте на вкладке "Запросы", необходимо предоставить информацию по запросу, заполнить поля:
- - Цена закупки
- - Остаток у поставщика
- - Срок поставки
- - Оставить комментарий менеджеру по продажам, в случае необходимости
В случае необходимости отмены уже направленного запроса на закупку, менеджер направляет запрос на отмену закупки, который также отображается в рабочем месте "Обеспечение потребностей". Менеджер по закупкам либо согласовывает отказ от закупки, либо отменяет (например, в случаях когда поставка от поставщика уже "в пути").
Отмена запроса на закупку в Заказе клиента отражается, как отмена строки.
05. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику, планирует поступление на склад, планирует оплату.
Преимущества модуля "Взаимодействие с отделом закупок"
Поскольку все данные о взаимодействии сотрудников двух отделов хранятся в регистрах, а в самих документах только отображаются на форме, то внедрение модуля "Взаимодействие с отделом закупок" не "утяжеляет" документ, не влияет на время проведения документов и не оказывает негативного воздействия на производительности системы. Модуль является универсальным, что позволяет подключать его к различным документам, например, "Заказ клиента", "Заказ на перемещение", "Заказ переработчику" и другие.
Модуль позволяет избегать коммуникаций "вне системы", что приводит к повышению эффективности работы в целом: менеджеру отдела продаж не нужно звонить или идти в соседний кабинет для уточнения цен и сроков поставки у коллег из отдела закупок, все запросы выполняются непосредственно внутри одной системы. Хранение истории коммуникаций позволяет организовать расчет мотивирующих показателей для отдела закупок: можно легко проверить сколько запросов поступает и сколько отрабатывается за выбранный период.
Также выполняется оповещение пользователей, направивших запросы внутри системы. Автору запроса не нужно будет отслеживать и держать в голове какие запросы были направлены – все хранится в одной системе. После выполнения запроса, автору поступит уведомление с ссылкой на документ. Таким образом, повышается эффективность работы менеджеров по продажам, а значит и прибыль компании в целом.
Оставьте заявку
Мы с вами свяжемся и обсудим все детали
