Возьмите под контроль процессы согласования документов: возможности 1С:Управление холдингом (и 1С:ERP УХ)

Процесс согласования разного вида документов (счетов, договоров, актов, заявлений и т.д.) в большинстве компаний выстроен одинаково. Особенно, если мы рассматриваем крупные предприятия, где между департаментами или подразделениями должна быть организована четкая, так скажем, регламентированная цепочка взаимодействий, учитывая большие объемы получаемой и обрабатываемой информации.

Любой организации важно выстроить грамотный процесс согласования, так как он является является не только административной процедурой, но и организационным инструментом, который влияет на эффективность управления предприятием. 

В большинстве случае, конечно, процедура согласования касается счетов на оплату. Например, компании требуется заплатить поставщику, и чтобы провести оплату, нужно подтверждение от необходимых лиц компании: руководителя конкретного департамента, казначея, который проверяет, все ли реквизиты заполнены, а также зачастую подключается бюджетный контроллер, который анализирует, есть ли бюджет.

В самих учетных системах 1С:Управление холдингом (1С:ERP. УХ) предусмотрен функционал согласования. Все исходные данные рождаются в самой системе: пользователь создает договор или формирует заявку на оплату здесь же и без разрыва процедуры отправляет документы на согласование. Таким образом, он работает в формате единого окна, что позволяет более оперативно совершать процедуру согласования и укладываться точно в срок.

Если говорить об основных возможностях подсистем согласования в 1С:УХ (или 1С:ER.УХ), то здесь можно выделить следующие:

В нашей практике мы часто сталкиваемся с компаниями, которым нужно было настроить свои индивидуальные условия согласования документов. В основном это связано со спецификой их работы. Обязательно ли дорабатывать систему в данном случае? Нет, чаще всего это не требуется, так как типовой механизм 1С:Управление холдингом (или 1С:ERP. УХ) позволяет настроить необходимый функционал.

Например, при нехватке условий согласования, когда у компании особые запросы, мы подключаем к работе инструмент “Произвольный источник данных”. Собственно, он позволяет добавить в системе 1С недостающие условия. Здесь требуется привлечение специалиста, который грамотно опишет их на языке конкретного запроса.

При запуске процедуры согласования пользователю важно понимать, на какой стадии находится тот или иной документ (объект). В системе 1С:Управление холдингом все выстроено так, что он может контролировать полностью цепочку согласования и текущий статус объекта (что пройдено, а что еще впереди). При необходимости пользователь можно ускорить процесс согласования, напомнив человеку или перенаправив документ на другого пользователя. Таким образом, оперативно собирается информация и не теряются данные.

Процедуру согласования можно назначить практически любому объекту конфигурации: к счетам на оплату, заявкам и актам добавляются конкретные справочники, проектные задачи и прочее. И, конечно, если компании не хватает заложенных по умолчанию объектов для согласования, систему можно доработать под конкретные потребности.

Еще одним плюсом функционала согласования в 1С:Управление холдингом или 1С:ERP. Управление холдингом является то, что можно настроить уведомления для объектов согласования. Частый запрос в большинстве компаний, т.к. зачастую из-за количество поступающей информации можно просто упустить какую-то заявку и, например, просрочить оплату, что в дальнейшем может сказаться на отношении с партнерами.

Расскажем на небольшом примере, как выглядит процедура согласования в системе 1С. Менеджер по закупкам получил счет от поставщика, на основании которого была создана заявка на оплату. В условиях был настроен маршрут, при котором в первую очередь счет идет на согласование в департамент ИТ (в заявке указывается конкретный ЦФО), где согласуются реквизиты, сама сумма, далее счет уже отправляем к бюджетному контролеру, который подтверждает (или нет) наличие денежных средств.

В случае, если денег на оплату не было выделено, контроллер увеличивает лимиты, после чего заявка на оплату уходит к казначею. 

Как видите, сам процесс довольно простой. Сложность здесь заключается только в самой настройке механизма, есть множество параметров, нюансов, которые нужно учитывать, чтобы правильно выстроить маршруты. При грамотной настройке функционала компания практически полностью автоматизирует процедуру согласования, что значительно экономит время и сокращает количество ошибок. 

На одном из наших проектов мы проводим автоматизацию 1С:Управления холдингом. Компания работает с 1С:Документооборот, которую используют как электронный архив, где хранятся необходимые документы (файлы, договоры, справочники и т.д.). То есть при получении, например, счетов на оплату, пользователи вводят их в систему документооборота, прикладывают сканы и excel-файлы. После этого счет интегрируют в свою учетную систему (1С:Управление холдингом), где запускается процедура согласования.

В рамках данного проекта мы настроили бесшовную интеграцию, благодаря которой пользователь спокойно подключаются к системе документооборота из 1С:УХА, без ручного переноса данных. Подробнее о данном функционале мы расскажем вам в следующей статье.

Если у вас появились вопросы по функционалу согласования или хотите узнать больше о возможностях 1С:Управление холдингом (или 1С:ERP. УХ) для вашей компании - оставляйте заявку нашим специалистам на консультацию.