Согласование заказов поставщикам в 1С:ERP: казначейство по принципу SAP

• Формирование заявок на закупку

Все потребности в закупках оформляются в унифицированном формате через заявки, которые создаются вне контура основной ERP-системы. На основе этих заявок ответственные за закупки сотрудники формируют заказы поставщикам. Изначально заказы имеют статус "На согласовании".

• Отправка заказа на согласование

Менеджер по закупкам отправляет заказ поставщику на согласование через систему документооборота. Маршрут согласования (бизнес-процесс) зависит от суммы заказа и подразделения, инициировавшего запрос на закупку. Например:
Для крупных закупок подключается генеральный директор.
Для закупок, связанных с производством, согласование проходит через директора по производству.

• Ограничения на редактирование заказа

После отправки заказа на согласование он становится недоступным для редактирования. Однако, если заказ не был согласован и требуется внести изменения, менеджер по закупкам может отредактировать заказ.

• Особенности работы согласующих

Некоторые согласующие работают только через электронную почту. Для них система автоматически формирует письмо с вложенной печатной формой заказа в формате PDF, разработанный по стандартам корпоративного шаблона.

• Итоги согласования

После завершения процесса согласования в системе документооборота, заказ поставщику в ERP получает статус "Согласован". На этом этапе менеджер по закупкам формирует письмо поставщику с просьбой подтвердить заказ. В письмо также прикладывается нетиповая печатная форма заказа.

• Подтверждение заказа поставщиком

Поставщик должен подтвердить заказ, ответив на письмо. Менеджер по закупкам вручную изменяет статус заказа с "Согласован" на "Подтвержден". Если подтверждение не поступает, заказ остается в статусе "Согласован".

• Дальнейшие действия по заказу

После подтверждения заказа поставщиком начинается работа по выполнению обязательств: осуществление оплаты в соответствии с условиями договора и организация поставки товаров или услуг.