Централизованное казначейство в холдинге: как выстроить управление движением денежных средств
В холдингах с несколькими юридическими лицами управление платежами довольно быстро превращается в сложную задачу. Разрозненные реестры, Excel-таблицы и ручная консолидация данных мешают финансовой службе видеть реальную картину движения денежных средств. Разберём, как компании выстраивают централизованное казначейство и организуют управление платежами в группе компаний.
Когда управление платежами перестает работать?
В небольших компаниях управление платежами обычно устроено довольно просто. Есть реестр платежей, платежный календарь и прозрачная схема согласования. Но когда бизнес растёт и появляется несколько юридических лиц, ситуация быстро усложняется. Каждая компания внутри холдинга может выстраивать по-разному процессы инициации и согласования предстоящих платежей и планирования денежных потоков. Планируемые платежи часто согласуются в виде реестров в Excel или по почте. Финансовая служба собирает данные из нескольких источников и пытается сложить из них общую картину движения денежных средств.
Обычно это выглядит так:
- у каждого юрлица свой реестр платежей
- согласование происходит в разных каналах
- платежный календарь формируется вручную
- информация о будущих платежах распределена между разными файлами и системами
В такой ситуации финансовому директору сложно провести оценку и собрать факты по бюджету cash flow:
- какие платежи уже согласованы
- какие обязательства предстоят в ближайшие дни
- где может возникнуть кассовый разрыв
- какие остатки денежных средств доступны группе компаний
Когда управление платежами начинает занимать слишком много времени и перестает давать прозрачную картину движения денежных средств, компании переходят к более системному подходу - централизованному казначейству.
* Типичная ситуация в холдинге: несколько юридических лиц ведут собственные реестры платежей,
а финансовая служба вручную собирает общую картину движения денежных средств.
Как работает централизованное казначейство на практике?
Основной задачей при переходе к централизованному казначейству является выстраивание единой системы управления платежами для всей группы компаний.
Это позволяет финансовой службе отказаться от разрозненных реестров и работать с единой картиной движения денежных средств. Все заявки, согласования и платежный календарь становятся частью одной системы управления платежами.
После перехода к централизованному казначейству управление платежами выстраивается вокруг нескольких ключевых процессов.
Первый из них - работа с заявками на оплату. Все платежи формируются через единый документ, где фиксируются реквизиты платежа, статьи бюджета и необходимая аналитика. Далее заявки проходят процедуру согласования. В системе можно настроить маршруты согласования и роли участников процесса, поэтому финансовая служба всегда видит статус каждой заявки и понимает, на каком этапе находится платеж.
После согласования заявки попадают в платежный календарь. Он показывает будущие выплаты по всей группе компаний и помогает заранее оценить влияние платежей на ликвидность. Параллельно система контролирует соответствие платежей бюджету ДДС и наличие лимитов под предстоящий платеж.
Это позволяет финансовой службе видеть план и факт движения денежных средств и своевременно реагировать на возможные отклонения.
В результате заявки на оплату, согласование платежей, платежный календарь и бюджет ДДС становятся частью единой системы управления платежами.
* Типовая модель централизованного казначейства: заявки на оплату,
контроль бюджета ДДС и единый платежный календарь.
Практика внедрения централизованного казначейства в проектах RDV
Проекты внедрения могут начинаться по-разному. Наша команда сталкивается с различными ситуациями, которые приводят холдинги к необходимости выстраивать централизованное управление платежами. И всегда это не просто внедрение системы, а прежде всего задача формирования самой модели централизации данных и унификации процессов.
В некоторых компаниях отдельные элементы казначейства уже существуют. Например, используются заявки на оплату, действует процедура согласования платежей, ведётся платежный календарь. В таких случаях задача команды RDV объединить существующие процессы и выстроить единую систему управления платежами для всей группы компаний.
Бывают и ситуации, когда процессы казначейства только формируются. Тогда работа начинается с анализа текущих практик и определения целевой модели. Команда RDV помогает определить правила формирования заявок на оплату, настроить маршруты согласования платежей, выстроить контроль бюджета ДДС и сформировать единый платежный календарь.
В проектах используются различные решения на платформе 1С: например, 1С:ERP, 1С:Документооборот, 1С:Управление холдингом, а также специализированные решения, такие как БИТ.Финанс.
При внедрении централизованного казначейства важно не только выстроить процессы, но и обеспечить единые правила работы с данными. Речь идёт об унификации и нормализации данных (НСИ и документов): когда справочники контрагентов, договоров, банковских счетов и статьи ДДС согласованы между собой и одинаково используются во всех системах. Без этого даже выстроенные процессы не дают нужного результата: данные начинают расходиться, а картина движения денежных средств остаётся неполной.
В результате компания получает прозрачный процесс управления платежами: заявки фиксируются в системе, согласование становится понятным и контролируемым, а финансовая служба видит консолидированную картину движения денежных средств по всей группе компаний.
В проектах внедрения централизованного казначейства мы часто видим похожую ситуацию: управление платежами оказывается распределено между несколькими инструментами: Excel, почтой и учетными системами. Основная задача проекта выстроить единый процесс управления платежами и связать его с бюджетом ДДС.
* Автоматизация казначейства позволяет финансовой службе работать в единой системе управления платежами.
Практика внедрения
По опыту проектов автоматизации финансовых процессов в холдинговых структурах:
- базовый запуск системы казначейства обычно занимает около 3 месяцев
- система объединяет несколько юридических лиц в единую модель управления платежами
- формируется единый платежный календарь по группе компаний
- финансовая служба получает оперативную картину движения денежных средств.
Вывод
Централизованное казначейство позволяет выстроить прозрачную систему управления платежами и получить контроль над движением денежных средств в холдинге.
Для финансового директора это означает возможность:
- управлять ликвидностью компании
- контролировать исполнение бюджета ДДС
- принимать решения на основе актуальной финансовой информации.
Команда RDV помогает компаниям выстроить архитектуру казначейства и внедрить решения на базе 1С с учётом финансовой модели бизнеса. Пример того, как может быть выстроена архитектура централизованного казначейства в холдинге, команда RDV разобрала на практическом вебинаре: «Казначейство для холдинга в БИТ.Финанс за 3 месяца»
Вебинар будет полезен финансовым директорам, руководителям казначейства, главным бухгалтерам и экономистам, которые работают в холдинговых структурах и сталкиваются с задачами управления платежами и контроля движения денежных средств.
На вебинаре команда RDV разбирает:
- архитектуру решения
- модель процессов казначейства
- этапы запуска системы
- практические рекомендации по внедрению.
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!