Подсистема для учета контрактов на обслуживание оборудования
И конечно, каждую такую единицу кто-то поддерживает в рабочем состоянии. Эти кто-то – это компании, большие и маленькие, с которыми заключаются контракты на регулярное техническое обслуживание и ремонт оборудования.
Любой бизнес нуждается в учете – как много единиц мы обслуживаем? Где они находятся? Как часто нужно выезжать на регулярный осмотр? Какое оборудование сейчас в ремонте и какие детали нужны для устранения поломки? Ну и конечно, сколько это будет стоить для Клиента? На эти и многие другие вопросы бизнес хочет получать быстрые ответы и управлять ими.
В данной статье мы рассмотрим важность внедрения подсистемы для учета контрактов на обслуживание оборудования и ее
Какие проблемы и потребности бизнеса могут выступать предпосылками для внедрения подсистемы для учета контрактов
- не автоматизирован учет факта технического обслуживания;преобладает ручной труд в процессе выставления закрывающих документов, что приводит к высокому проценту ошибок;
- отсутствует инструмент систематизации учета по выставляемым услугам (к примеру, техническое обслуживание, выезды специалистов по заявкам или дополнительные опции контракта);
- отсутствует контроль выполнения работ сотрудниками организации.
Какое решение предлагаем?
Нами был проанализирован функционал системы 1С: ERP и выявлены точки соприкосновения для внедрения отдельной подсистемы учета контрактов на обслуживание оборудования.
Контракт на техническое обслуживание в большинстве случаев представляет собой перечень оборудования с указанием его характеристик и стоимости за регулярное техническое обслуживание. Кроме этого, организации зачастую оказывают различные дополнительные услуги за отдельную стоимость.
По итогу задача внедрения выглядела следующим образом:
В системе требуется вести учет контрактов с расшифровкой до единиц оборудования и его характеристик. По каждой единице требуется видеть план/факт технического обслуживания за период, с возможностью выставления закрывающих документов в автоматическом режиме.
Было принято решение доработать типовой объект «Сделка». Одна из важнейших причин – сделку можно выбрать в качестве аналитики в большинстве документов. В результате «Сделка» представляет собой контракт, включающий в себя все необходимые параметры, а именно:
- общую информацию по контракту (кто заказчик, сроки контракта и тд.)
- перечень оборудования с указанием стоимости за техническое обслуживание;
- перечень дополнительных услуг;
Факт выполнения технического обслуживания для оборудования фиксируется в сторонней системе. Поэтому для эффективной работы подсистемы учета контрактов на обслуживание оборудования нашими силами была реализована интеграция с внешней системой.
Процесс интеграции данных мы реализовали следующим образом:
- информация по контрактам и оборудованию первоначально регистрируются в 1С;
- далее передается во внешнюю систему, где дополняются своими параметрами;
- во внешней системе ответственные лица ведут учет технического обслуживания;
- далее факт технического обслуживания передается в 1С;
- в 1С бухгалтера рассчитывают стоимость оказанных услуг и выставляют пакет документов Клиенту.
Получение данных о факте обслуживания
В подсистеме учета контрактов на обслуживание оборудования мы реализовали отдельное автоматизированное рабочее место (далее АРМ). В рабочем месте отображаются данные - факт исполнения технического обслуживания, полученный из внешней системы по команде "Получить данные".
АРМ позволяет в одном окне увидеть всю необходимую информацию по контракту: с кем заключен контракт, перечень оборудования в рамках контакта, план/факт по обслуживанию оборудования, стоимость выполненных работ и сформированные закрывающие документы по контракту.
- период, в рамках которого исполнено обслуживание;
- ответственное лицо за проведенное обслуживание;
- конкретный заказчик.
Расчет стоимости обслуживания и фактурирование (выставление закрывающих документов)
Расчет стоимости обслуживания является важной составляющей подсистемы. В АРМ мы реализовали как расчет стоимости технического обслуживания, платных выездов на объекты, так и расчет стоимости за выполнение дополнительных услуг.
При расчете стоимости за выполненные работы учитывается много факторов, например:
- состояние оборудования (в работе или приостановлено);
- была ли включена стоимость выездов специалистов на объект в общую стоимость контракта;
- условия предоставления дополнительных опций контракта.
Увидеть в АРМ планируемую стоимость за технического обслуживание можно в расшифровке.
Предположим, что в рамках контракта планируется выполнить техническое обслуживание для 5-ти единиц оборудования.
- Стоимость 3-х единиц оборудования равна 6000 руб. (1 ед. = 2000 руб.)
- Стоимость 2-х единиц = 5000 руб. (1 ед. = 2500 руб.)
- Общая стоимость технического обслуживания за все единицы в рамках контракта = 11 000 руб.
Кроме расчёта стоимости работ, основной целью использования рабочего места заключается возможность формирования расчетных документов (реализация, счет-фактура) для Клиента.
Фактурирование – это процесс выставления закрывающих документов, подтверждающих выполнение обслуживания и указывающих сумму, которую необходимо оплатить клиенту. В процессе фактурирования с помощью автоматизированного рабочего места бухгалтера автоматически формируют документы, учитывая предоставленные услуги и стоимость обслуживания.
- единый закрывающий документ с выставленной стоимостью за все услуги - технического обслуживание, дополнительные услуги и выезды специалистов по заявкам;
- отдельные документы, один - за техническое обслуживание и дополнительные услуги, второй - за выезды специалистов по заявкам.
Например, периодичность контакта - ежеквартальный.
- данный контракт в АРМ будет отображаться только когда период выставления счетов будет равен - март, июнь, сентябрь, декабрь;
- для такой периодичности техническое обслуживание для единицы оборудования определено как одно в квартал;
- если в контракте 16 лифтов, то плановых ТО тоже будет 16, несмотря на то, что у нас в квартале 3 месяца.
В рамках контракта перечислен список оборудования, данный список может пополнятся в случае, например закупки нового оборудования или наоборот количество единиц техники может сокращаться, так же по ряду причин. Для отслеживания состояния оборудования и в результате для корректного расчета стоимости выполнения технического обслуживания мы реализовали механизм учета движения оборудования.
Мы выделили операции движения оборудования такие как:
- возврат оборудования (оборудование было выведено из эксплуатации, но через время было принято решение о необходимости возврата оборудования в работу);
- выбытие оборудования (оборудование, которое выводится из эксплуатации);
- перемещение оборудования (контракт закрывается, но оборудование из него переходит в новый или уже существующий контракт).
- в январе по плану техническое обслуживание проводилось для 3-х единиц техники;
- в апреле для 1-ой единицы установили состояние "Выбытие";
- соответственно, оборудование в состояние "Выбытие" исключается из плана технического обслуживания;
- в феврале план по технического обслуживанию будет равен 2-м единицам техники.
При установке биллинг-блока указывается:
- дата, с которой действует биллинг-блок;
- опция "Пересчитывать стоимость".
Преимущества и практическое применение подсистемы учета контрактов
Подсистема для учета контрактов на обслуживание оборудования имеет ряд преимуществ и может быть успешно применена в различных сферах деятельности.
![]()
Одним из основных преимуществ подсистемы является возможность полного и точного контроля над всеми контрактами на обслуживание оборудования. Благодаря автоматизированной системе учета можно легко отслеживать план/факт выполненных работ, существенно снижается процент ручного труда бухгалтеров по выставлению закрывающих документов, это в свою очередь минимизирует количество ошибок. На ряду со всем руководство предприятия имеет возможность выполнят контроль работы сотрудников, отвечающих за проведение технического обслуживания оборудования.
Для кого подойдет подсистема учета контрактов на обслуживание оборудования?
Наше решение по автоматизации учета контрактов на обслуживание оборудования подойдет для любого бизнеса, который регулярно обслуживает какой-то объект.
Это может быть лифтовое оборудование, кофе машины в офисах, вытяжки в кафе и ресторанах, станочное оборудование и даже регулярное техническое обслуживание автопарка.
Оставьте заявку
Мы с вами свяжемся и обсудим все детали