Важность проведения автоматизации бизнес-процессов для b2b-рынка

Ключевая черта рынка b2b – это высокая конкуренция. Поэтому успешность бизнеса зависит не столько от самого товара, сколько от снижения затрат на его создание, покупку сырья и ТМЦ. Так снижается себестоимость единицы продукции и увеличивается прибыль при ее реализации.

Соответственно, чем меньше производственных затрат и чем выше эффективность, тем больше прибыль бизнеса, которую можно использовать для повторных вложений. Поэтому автоматизация бизнес-процессов компании в целом или отдельного проекта – важная составляющая. Она позволяет снизить операционные затраты, увеличить продажи, нарастить прибыль и масштабировать фирму.  

Поговорим подробнее:

1. Плюсы автоматизированной оптовой торговли
2. Как использовать автоматизированные процессы в продажах и закупках
3. Функционал систем автоматизации
4. Выбор стратегии для автоматизации проекта  

Плюсы автоматизации бизнес-процессов для компании

В 20 веке создатели товаров повседневного спроса столкнулись с воздействием человеческого фактора. Уровень качества товаров и сервиса постоянно снижалось из-за неорганизованности сотрудников, которые быстро уставали от рутинной работы, нуждающейся в концентрации. Планировать приобретение сырья было нереально, потому что предпочтения потребителей постоянно менялись. Сотрудничество с оптовыми покупателями или между подразделениями крупных фирм сопровождалось внушительными объемами сопроводительных документов. Самая мысль, что владелец крупной компании способен самостоятельно следить за всеми процессами в каждом из подразделений казалась невозможной. Однако совершались шаги в сторону решения проблемы:

• бизнес начали воспринимать как цепочку шагов, выполнение которых позволяет получить желаемый результат;
• для решения задач стали разрабатывать схемы и инструкции, которые помогали выстроить логику действий;
• организацию труда начали совершенствовать, используя достижения науки, чтобы увеличить работоспособность;
• стали предлагать точки контроля для подтверждения результата;
• начали создавать технологические устройства, которые ускоряют операционные процессы.

В 21 веке начали приобретать популярность автоматизированные системы, которые позволили как оптовому бизнесу, так и рознице:

• получать корректные результаты с анализом сведений;
• снизить число ошибок, сведя к минимуму влияние людей при совершении однообразных действий, нуждающихся в концентрации;
• начать делать долгосрочные прогнозы и закупки, учитывая ситуацию на рынке;
• оперативно расширять отделы или всю фирму по мере роста без потребности в увеличении штата.

Неудивительно, что руководители фирм всё чаще задумываются о проведении автоматизации бизнес-процессов.

Как использовать автоматизированные процессы в продажах и закупочной деятельности

Если рассматривать идею автоматизации в определенных сферах использования, к примеру, в реальном отделе, который занимается продажами и закупками, то становится ясно, сколько времени и человеческих ресурсов она экономит.

Взаимодействие на каждом шаге осуществляется через программное решение, созданное для сферы b2b, а делопроизводство ведется через электронный документооборот с использованием электронной подписи, все необходимые акты, накладные и договоры создаются в автоматическом режиме. Утверждение и подписание бумаг происходит в режиме онлайн за пару минут за счет оперативного уведомления ответственного лица. В итоге можно сэкономить до 80% времени менеджеров, которое они будут тратить на поиск новых клиентов и увеличение продаж. 

Возможности систем автоматизации

При этом важно, что чем больше задач, например отдела по продажам и закупкам, возьмет на себя автоматизированная система, тем лучше будет результат, ниже операционные расходы и себестоимость продукции. Отлично, если автоматизированная система предусматривает:

1. Оперативный поиск с настройкой под запросы клиента, шаблоны заказов, настраиваемые личный кабинет и цепочка статусов заказов.
2. Возможность интеграции с другими программами, за счет чего сотрудникам не нужно вносить одну и ту же информацию в разные сервисы. Всё можно сделать при помощи IT-решения.
3. Взаимодействие с новыми торговыми площадками, что упрощает управление процессами и дает возможность следить за продажами на различных платформах через один проект.
4. Автоматическое создание необходимых документов, ЭДО с использованием электронной подписи.
5. Готовые инструменты для повышения спроса и быстрой продажи неликвидных товаров со склада.
6. Создание отчетов в автоматическом режиме, на что тратится много времени сотрудников.
7. Широкая аналитика по прогнозам объемов продаж, повышения или снижения интереса покупателей к конкретным продуктам и категориям и многое другое.  

Как определиться со стратегией для автоматизации проекта

Как правило, компания принимает автоматизировать бизнес-процессы в текущей системе (например, 1С), разработать или внедрить систему с нуля довольно поздно. Однако самая успешная стратегия – сделать это на старте. Сложность выполнения данной задачи зависит от конкретных задач и потребностей компании. Тем более можно начать с наиболее приоритетных опций, функций, но заложив на будущее возможности масштабирования.

Приводить к идеалу автоматизированную систему можно (и чаще нужно) постепенно. Важнее всего то, что ранняя интеграция позволяет избежать момент резкой нужды в автоматизации, когда крупной компании приходится от и до перекраивать работающие алгоритмы в условиях жесткого дефицита времени и перегруженности сотрудников.