Блог

Как быстро закрыть отчетный период и остаться стоять на ногах

25.12.2020

Рассказываем, какие факторы влияют на подготовку отчетности, и что нужно сделать, чтобы закрыть период раньше остальных - объясняем на конкретном примере.

Что мешает быстрому закрытию периода

Группа 1. Внешние факторы. 

  • факторы, на которые организация может повлиять на процесс составления и получения учетных документов;
  • факторы, на которые практически нельзя повлиять.

Проблемы

Как исправить

На которые можно воздействовать

  • Нарушение сроков поступления документов от контрагентов (сюда можно отнести и генподрядчиков) 

  • Неверно оформленные документы , которые нужно возвращать контрагентам.

    Поменять взаимоотношения, скорректировать условия договоров: 

  • сделать шаблонизированные документы;

  • добавить финансовые санкции в случае нарушения сроков предоставления документов;

  • закрепить в договорах с конкретные сроки предоставления унифицированных форм.

На которые сложно повлиять изнутри

Период и порядок подачи документов по контрагентам, которые закреплены в специализированных отраслевых группах. Например, документы за электроэнергию.



Необходимо проанализировать и скорректировать учетные бизнес-процессы: 

  • подключите функционал начисления резервов (accruals), при работе с таким подходом помогает график начислений, составленный на год. Таким образом, типичный расход, который является примерно одинаковым в любом месяце, можно прогнозировать и утверждать окончательно в вашей системе, при этом не дожидаться поступления документов от поставщика;

  • провести сближение политик по РСБУ и МСФО;

  • использовать методы повышения качества финансовых прогнозов - подключить систему бюджетирования по принципам МСФО.


Группа 2. Внутренние факторы. Находятся под абсолютным контролем компании.

Проблемы

Как исправить

  • Нарушение сроков отправки документов в бухгалтерию ответственными специалистами отделов.

  • Нехватка возможностей по контролю за сроками возврата документов, которые были отправлены на корректировку контрагентам.

  • Возможные потери данных по документам, которые связаны с возвратом переоформленной информации.

  • Периодические “торможения” документов на подписи у руководителей.

  • Неравномерное распределение загрузки на специалистов при подготовки отчетности.


      Провести оптимизацию текущей системы документооборота: 

  • настроить график документооборота так, чтобы он подчинялся цели “быстрое закрытие периода”;

  • упростить процедуры оформления и согласования документов по проводящимся операциям;

  • разработать бесперебойную систему контроля за движением данных;

  • создать график почасового движения документов и их обработки всеми участниками процесса;

  • разработать электронный архив документов, в котором будут учитываться данные о регистрациях движения электронных реестров, будет возможен одноразовый ввод первичной информации. 


Группа 3. Факторы автоматизации. Зависят от уровня автоматизации процессов в системе 1С.


Проблема

Как исправить 

  • Медленная работа по составлению и передачи отчетности из-за ручного вмешательства в подготовку документов.

  • Отсутствие настроенной взаимосвязи между учетными подсистемами, что замедляет процесс консолидации отчетности. 

  • Усовершенствовать работу в 1С, настроив автоматизацию процессов.

  • Создать единую автоматизированную систему учета, которая будет объединять все задачи по подготовке отчетности.

     Чаще всего автоматизации подлежат следующие блоки: 

  • начисление процентов по кредитам и займам;

  • начисление резервов;

  • начисление accruals и консолидация данных. 


Регламент закрытия отчетного периода включает в себя:

  • предоставление пользователям своевременной и достоверной информации об организации за отчетный период;
  • формирование перечня и последовательности операций, которые необходимы, чтобы корректно закрыть отчетный период в системе 1С;
  • обеспечение контроля за ходом закрытия периода в учетной системе 1С;
  • утверждение сроков по предоставлению информации;
  • снижение вероятности возникновения ошибок в учете деятельности организации за счет дополнительного контроля на всех этапах процесса, начиная от первичной документации и заканчивая формированием данных прошедшего периода.

При подготовке отчетности проведение автоматизации блоков РСБУ/МСФО/УУ, оказывается наиболее эффективным, когда данные блоки тесно связаны с другими подсистемами (бюджетирование, казначейство и т.д.). Таким образом, большинство организационных, управленческих проблем на этапе подготовки отчетности решаются с помощью автоматизированных в 1С инструментов контроля. К ним относятся чек-листы, сверки и расширенные аналитические отчеты.

Для процедуры закрытия отчетного периода разработка чек-листа — важный фактор, который не стоит отбрасывать в сторону. Естественно, в зависимости от сферы деятельности чек-лист разный. Но есть и общие параметры, которые можно разделить на два вида:

  1. Операции для бухгалтера, которые нужно оперативно сделать (проверка первичной документации, начисление амортизации и т.д.). Работу с первичной документацией нужно начинать в минус третий день, а не в первый, чтобы как можно раньше запустить процесс структурирования.
  2. Список задач, которые связаны с формированием консолидированной управленческой отчетности.

При комплексных автоматизированных процессах в 1С работать с чек-листом становится проще, т.к. упрощается и ускоряется выполнение конкретных пунктов по нему, что положительно влияет на время закрытия периода.

Пример автоматизированного подхода для быстрого закрытия периода

Клиент: ГК "Шоколадница".

Что сделали: проект по консолидации РСБУ и автоматизированию процессов бухгалтерского и налогового учетов.

Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:

  • ведение процессов в 4х разрозненных базах 1С;
  • постоянный рост числа доработок в конфигурациях, что затрудняло поддерживать актуальные данные 1С в связи с выходом обновлений;
  • долгий процесс подготовки отчетности, когда сроки «горели»;
  • расхождение информации в нормативно-справочных базах.

Чтобы прийти к удобному управлению и быстрому закрытию периода, было решено внедрить единую автоматизированную систему регламентированного учета в 1С. Для этого специалисты RDV проанализировали текущую методологию компании, разработали функциональные требования к ведению учета, оптимизировали текущие бизнес-процессы и настроили решения по сближению учетных принципов и унификации процессов в единой системе.

В итоге компания получила укомплектованную единую систему с настроенными автоматизированными процессами, что улучшило в несколько раз показатели работы:

  • ощутимо сократились сроки по закрытию отчетного финансового периода;
  • повысилась оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;
  • максимально упростилась процедура прохождения внешнего аудита и повысилась прозрачность данных.

А нужно ли стремиться к быстрому закрытию периода?

Да, определенно, так как получите ряд преимуществ:

  • Пользователи быстрее получат доступ к надежной финансовой информации о компании. Это значит, что знание реального состояния бизнеса дает руководству не затягивать с принятием эффективных решений, а подразделения менеджмента могут лучше подготовиться к процессу планирования.
  • Проще и быстрее выявлять и корректировать слабые стороны в финансовых операциях.
  • Вырастет эффективность финансовых процедур, необходимых для быстрого закрытия периода.
  • Ранний сбор отчетных данных позволит персоналу во всех подразделениях сосредоточиться на текущих показателях, но при этом прогнозировать будущие.
  • В итоге когда у компании есть полностью укомплектованная система 1С, в которой выстроена четкая иерархия автоматизированных процессов, то можно не беспокоиться о сроках закрытия периода - начнете сдавать отчетность в минимально короткие сроки.

Оставьте заявку — наши специалисты проконсультируют вас!

Свяжитесь с нашими специалистами,
заполнив форму.
В ней укажите ваши контактные данные
и перечислите задачи, которые стоят перед
вашим бизнесом.
Мы подберем для вас оптимальное решение.