1С управление документооборотом

Автоматизация операционных процессов позволяет существенно облегчить управление компанией и оптимизировать бизнес. Большинство ежедневных рутинных задач однообразны, их легко можно автоматизировать. Такое решение снимает часть работы с персонала, позволяя направить внимание и ресурсы на более важные и нестандартные проблемы.

Другое явное преимущество перехода на электронные системы автоматизации операций — прозрачность каждого этапа. В этом случае ошибки из-за человеческого фактора сводятся к минимуму, а также значительно затрудняются сознательные махинации недобросовестных работников. Такие приложения постоянно собирают и анализируют статистику, поэтому вы оперативно сможете отреагировать на изменения каких-либо показателей.

Что такое автоматизация документооборота

Небольшим частным предприятиям и огромным международным корпорациям постоянно приходится иметь дело с документами. Договоры, накладные, приказы, официальные письма — это и многое другое постоянно нужно регистрировать и направлять в нужные отделы или кабинеты. Куда проще, когда большая часть этих документов в электронном виде.

Существует специальное программное обеспечение, которое автоматизирует управление цифровыми документами и другими типами корпоративного контента, а также занимается его обработкой, хранением, направлением. Такие программы получили название ECM-систем (Enterprise Content Management Systems).

Специальное ПО дает возможность:

• Автоматически зарегистрировать внутренний или входящий документ.
• Обеспечить параллельный доступ к договорам, счетам, накладным сразу нескольких пользователей, что значительно сокращает время его обработки.
• Проследить за исполнением приказа или вынесенного решения.
• Быстро найти любые деловые бумаги, обладая минимальными сведениями о них.
• Создавать отчеты по выбранным критериям или показателям.

Зачем нужно управление корпоративным контентом

Главное преимущество введения электронных ECM-систем заключается в том, что время, необходимое на обработку разных документов, значительно сокращается. Чем крупнее организация, тем дольше затягивается этот процесс без его автоматизации. Кроме этого, когда необходима согласованная работа сразу нескольких подразделений, без систем автоматизированного делопроизводства не обойтись.

Другая задача такого ПО — облегчить управление компанией благодаря контролю всех перемещений и процессов. Начальство может отследить каждый договор или приказ, контролируя его исполнение, и проанализировать, на какой стадии возникают заминки или трудности.

Кроме этих задач, системы учета и управления договорами и корпоративными документами позволяют:

• повысить эффективность информационного обмена;
• автоматически формировать отчетность;
• рационально распределять человеческие и материальные ресурсы;
• быстро находить и систематизировать любую информацию;
• вводить единые стандарты работы с документацией;
• повысить безопасность, настроить права и уровни доступа к данным.

Преимущества «1С: Документооборот»

Программные продукты на основе 1С удобны сразу по нескольким причинам.

Во-первых, они очень гибкие. Программу легко адаптировать под индивидуальные нужды каждой компании и предприятия. Они подходят как для международной корпорации с филиалами в нескольких странах, так и для маленьких фирм.

Во-вторых, системы управления договорами и корпоративным делопроизводством 1С легко интегрируются с другими системами (например, «1С: Предприятие») с возможностью использовать один и тот же аккаунт. Кроме того, программа поддерживает разные форматы входных данных, что делает ее универсальной.

Как понять, что пришло время автоматизировать операционные процессы?

• часть деловых бумаг теряется;
• решения подолгу согласовываются;
• срывы сроков и сделок — нередкое явление.

После установки пакета программ возрастет эффективность труда, улучшится контроль над всеми процессами, появится возможность работать с удаленными филиалами. Кроме того, повысится скорость передачи информации внутри предприятия, а также время отклика клиентов и партнеров.

Оптимизацию бизнеса стоит начать с автоматизации делопроизводства. Такое решение позволит при небольших вложениях в короткий срок повысить рентабельность предприятия и быстро окупить расходы на программное обеспечение. За небольшую цену вы получаете готовый к работе законченный продукт. Регулярный анализ статистики позволит выявить слабые места предприятия и направить ресурсы на их реорганизацию.

Мы поможем вашему бизнесу расти и добиваться успехов!