Ситуация в компании до внедрения КИС

Ранее в компании использовались информационные системы:

1. 1С: Рарус «Управление рестораном»

2. 1С: Бухгалтерия 3.0, для согласования платежей

3. 1С: Бухгалтерия 3.0, для ведения бухгалтерского и налогового учета

Текущие информационные системы не обеспечивали:

• Оперативность, достоверность и полноту получения данных для управленческой отчетности. Сроки подготовки управленческой отчетностью достигали 25-30 дней, что не позволяло принимать оперативные управленческие решения.

• Управленческая отчетность формировалась в Excel.

• Изменение данных оперативного учета выполнялось исключительно в ручном режиме, сверялись только итоговые суммы.

• Ежемесячно появлялось множество расхождений по суммам между информационными системами.

• Заявки на оплату согласовывались, но реестр оплаты за день — не формировался.

• Разнесение банковской выписки по ресторанам занимает много времени.

• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности по срокам долго, согласно договорам не ведется.

• Начисление расходов в управленческом учете, документы по которым не проведены в бухгалтерском учете выполнялись с помощью Excel.

В связи с активным ростом компании, была поставлена задача перехода на стабильное программное обеспечение, способное выдержать большую транзакционность и оперативно формировать достоверную управленческую отчетность с необходимыми аналитиками, для своевременного принятия решений. В качестве программного обеспечения были выбраны следующие конфигурации:

• 1С: ERP Управление предприятием 2

• 1С: Общепит.Модуль для 1С: ERP

• БИТ.ФИНАНС: Управленческий учет

В качестве партнера для внедрения информационных систем была выбрана компания RDV.

Проект перехода на новую информационную систему 1С: ERP 2 стартовал в апреле 2018 года.

Проделанные работы компанией RDV

В ходе реализации проекта внедрения 1С: ERP 2 выполнены работы:

1. Подготовка проектного решения с описанием бизнес-процессов, архитектуры системы, проектированию доработок и механизмов интеграции, между системами и механизмы переноса остатков.

2. Выполнена разработка модулей системы, проведено обучение и запуск в опытно-промышленную эксплуатацию:

   • Подсистема РСБУ:

     • Выполнена нормализация НСИ для сбора управленческой отчетности;

     • Выполнен реинжиниринг бизнес-процессов бухгалтерского учета, для выполнения контроля данных, и оперативного сбора управленческой отчетности;

     • Разработаны механизмы интеграции системы оперативного учета и 1С: ERP, для поэтапного перехода на 1С: ERP;

     • Разработаны механизмы проверки данных по выручке оперативного учета и бухгалтерского.

   • Подсистема Казначейство:

     • Автоматизировано формирование заявок на оплату по поступлениям товаров, удовлетворяющих условиям отсрочки платежей;

     • Автоматизировано разнесение банковской выписки по ресторанам;

     • Оптимизированы маршруты согласования заявок на оплату и выполнены настойки в системе;

     • Автоматизировано формирование реестра платежей за день;

     • Автоматизировано формирование платежного календаря, настроены рабочие места для управления платежами.

   • Подсистема Управленческого учета:

     • Выполнен реинжиниринг бизнес-процессов для оперативного сбора управленческой отчетности;

     • Разработан план счетов управленческого учета с необходимой аналитикой и правилами учета (сбора данных);

     • Настроен сбор отчета по движению денежных средств (CF);

     • Настроен сбор отчетности по доходам и расходам (PL);

     • Разработаны и внедрены механизмы разделения операционных и инвестиционных затрат на строительство новых ресторанов;

     • Доработаны механизмы начисления расходов в управленческом учете (accruals);

     • Разработаны механизмы распределения затрат по заданным алгоритмам;

     • Разработан регламент сбора управленческой отчетности в системе;

     • Разработаны механизмы многопоточной трансляции документов для ускорения процесса сбора фактических данных.

   • Подсистемы Общепит:

     • Разработаны механизмы загрузки чеков с front систем (R-keeper): 1 000 000 чеков ежемесячно загружается и обрабатывается в системе. Загрузка чеков выполняется асинхронно, что позволяет распределить равномерно нагрузку на систему и выполнять загрузку больших объемов данных;

     • Разработаны механизмы формирование данных о продажах на основании чеков;

     • Оптимизированы механизмы расчета себестоимости 1С: ERP в 5 раз за счет изменения документооборота модуля Общепит. На текущий момент, формируется порядка 7 млн. записей ежемесячно в регистре себестоимости товаров и расчет себестоимости выполняется за 6 часов;

     • Доработана подсистема инвентаризации под требования Заказчика.

На проекте активно применялись технологии гибкой методологии разработки, что позволяло оперативно обновлять конфигурацию и облегчить поддержку систем. Также на проекте применялось автотестирование, что позволило в кратчайшие сроки выявить и устранить ошибки и гарантировать их отсутствие в рабочей среде.

Результаты, полученные компанией Сити Ресторантс в ходе выполнения проекта

• Создано единое информационное пространство для работы всех подразделений компании;

• Налажено оперативное управление денежными потоками и ликвидностью компании;

• Обеспечено еженедельное формирование Cash Flow из системы;

• Обеспечено ежемесячное формирование PL из системы;

• Сроки предоставления ежемесячной управленческой отчетности сокращены до 10 дней;

• Проведена автоматизация учетных процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учета;

• Подготовлена система для поэтапного перехода в 1С: ERP всех сотрудников оперативного контура;

• Подготовлена система для ее дальнейшего развития и масштабирования.

Олег Шалгинских, директор ИТ ООО «Сити Ресторантс»

Елена Кусова, финансовый директор ООО «Сити Ресторантс»

Назад на предыдущую страницу