Практика быстрого перехода на учет по ГОЗ в 1C:ERP
В этой статье:
Почему переход на раздельный учёт ГОЗ необходим уже сейчас
Доля ГОЗ в портфелях многих производителей растёт динамично: на ряде предприятий объёмы контрактов увеличились на десятки процентов. Это повышает нагрузку на финансовый учёт, приводит к росту ошибок при ручном вводе и создаёт «слепые зоны» в анализе рентабельности. Одновременно ужесточаются требования контролирующих органов: за нарушения предусмотрены административная и уголовная ответственность, а отсутствие обособленного учета ГОЗ повышает риск нецелевого расходования средств.
Основная проблема кроется в отсутствии автоматизированного раздельного учета. Из-за этого коммерческая деятельность и операции по ГОЗ смешиваются в одних и тех же учетных регистрах. Это порождает целый ряд трудностей: невозможность точного прогнозирования, кассовые разрывы из-за ошибок в планировании платежей, хаос в закупочной деятельности и утрату контрактов, так как негативные тенденции невозможно вовремя увидеть. В итоге компания сталкивается с серьезными искажениями: управленческая отчетность не отражает реальной картины, себестоимость занижается или рассчитывается неверно, а процесс закрытия отчетных периодов сильно замедляется.
Что нужно сделать – минимально и эффективно
1. Разработка методологии учета и перехода на ГОЗ (как перейти на учет по ГОЗ и что нужно для этого сделать)
- Аудит текущих процессов, проблем, методик учета, текущего уровня автоматизации
- Разработка методологии учета (моделирование примеров в ERP, выявление функциональных разрывов)
- Разработка методологии перехода на ГОЗ (как ввести остатки по ГОЗ на начало ведения учета, как настроить систему)
- Разработка инструментов для автоматического перехода
- Настройка системы и НСИ под требования ГОЗ
- Настройка отчетов в системе под ГОЗ
- Консультационная поддержка
Как мы автоматизируем ГОЗ в 1С:ERP:
- согласование методологии раздельного учёта и утверждение изменений в учётной политике (включая переход на ФИФО для оценки запасов при необходимости);
- подготовка НСИ: направления деятельности, карточки договоров и банковских счетов, статьи расходов и прочие справочники с необходимыми признаками для обособления ГОЗ;
- перенос и распределение исторических остатков по партиям (чтобы обеспечить партионную прослеживаемость в ФИФО);
- настройка алгоритмов распределения постатейных затрат и формирования управленческой отчетности по контрактам ГОЗ (включая возможность «провалиться» до первичного документа по любой позиции отчёта);
- отладка регламентных процедур закрытия периода и контрольных процедур для снижения числа ошибок ручного ввода;
- обучение персонала и оформление базы знаний / внутренних регламентов.
Таким образом мы достигаем результата: готовая рабочая база, понятные регламенты и сотрудники, умеющие вести раздельный выпуск и формировать отчёты по ГОЗ.
ФИФО и исторические остатки – что важно учитывать
Мы разработали механизм, который автоматически подбирает партию и затраты партийный учет, основываясь на доступных исторических данных. Вот как это работает:
- Система анализирует исторические проводки и остатки ТМЦ. На их основе она формирует в ERP виртуальные партии, которые становятся новой точкой отсчета. Это позволяет начать применять ФИФО даже к тем запасам, по которым исходные партийные документы были утрачены из-за смен номенклатуры или внутренних перемещений.
- Для каждой такой партии не просто рассчитывается общая стоимость, а восстанавливается ее структура по статьям затрат. С помощью предварительно настроенных правил распределения (удельные веса, группы затрат) система «раскладывает» совокупную историческую стоимость на составляющие.
Два рабочих варианта обособления учета и когда их выбирать
Полный функционал (рекомендуемо для крупных и контрактов с банковским сопровождением). Обособление идёт на всех уровнях: направления деятельности, отдельные договоры и банковские счета, партионный учёт по входящим документам и отнесение всех релевантных операций на конкретный контракт. Это обеспечивает максимальную прозрачность и минимизирует риски при внешних проверках.
Лёгкий (ускоренный) вариант. Обособляются только производственные операции: в документах производства заполняется реквизит «направление деятельности», и себестоимость выпуска формируется отдельно для ГОЗ. Такой подход даёт быстрый запуск с меньшими изменениями в договорной/банковской структуре, но снижает детализацию по расчётам с контрагентами и банковским операциям.
Выбор зависит от требований к детализации отчётности, наличия банковских сопровождений контрактов и от того, насколько быстро нужно запустить учёт.
Вебинар: Как быстро перейти на учет ГОЗ в 1C:ERP и 1С:ERP.УХ? Методология и инструменты
Недавно мы провели вебинар, где рассказали про механизм и инструменты контроля учета по ГОЗ в 1С:ERP.УХ на практическом примере перехода для производственной компании
Пример проекта – кейс Веломоторс
Ключевое решение, позволившее сократить сроки – сначала детально разработать и согласовать методологию (правила распределения остатков, логику отнесения затрат), а затем автоматизировать эти шаги пакетными обработками. Мы разработали инструменты по автоматическому переходу, за счет которых удалось исключить ручной ввод, а следовательно сократить время на переход. Благодаря этому, срок перехода составил всего 2 месяца, а сам переход был начат в начале года.
Как мы работаем – собственная методология RDV
Для потенциальных клиентов мы предлагаем бесплатный экспресс анализ — короткое обсуждение, в ходе которого мы оцениваем текущую ситуацию и даём дорожную карту с ключевыми шагами, сроками и ориентировочной оценкой бюджета.
Если у вас остались вопросы по методологии, либо у вас есть другие проблемы перехода, и вы не знаете как их решить – можете задать их нам в форме обратной связи.
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!