Автоматизация выписки первичных документов в 1С:ERP 2.5: опыт и практика

Многие производственные и торговые компании сталкиваются с одним и тем же узким местом в логистике - ручная подготовка, формирование и печать первичных документов. УПД, транспортные и товарные накладные, доверенности и другие формы - все это часто оформляется вручную, что требует времени, внимания и зачастую приводит к ошибкам. Стандартные механизмы 1С:ERP не обеспечивают необходимой гибкости для автоматизации и оперативной обработки разнотипных распоряжений. В результате логисты, операторы и склад вынуждены работать в разных интерфейсах, согласовывать действия вручную и тратить время на рутинные операции.

В этой статье мы поделимся нашим опытом, с какими проблемами сталкивалась наша команда на проектах, и как пришли к решению, которое позволило полностью перестроить процесс.

• Высокие временные затраты операторов на поиск распоряжений и ручное формирование комплектов документов;
• Риск ошибок из-за человеческого фактора (не тот контрагент, не то количество экземпляров);
• Отсутствие единого окна для работы с отгрузками по разным видам операций: продажа, перемещение, давальческие схемы, внутреннее потребление;
• Сложность синхронизации действий склада, отдела выписки и логистов.

Идея состояла в том, что любая отгрузка начинается именно с заявки. В ней фиксируются все ключевые параметры: что и куда везем, каким транспортом, кто водитель, какие сроки. При этом заявка может формироваться на основании самых разных распоряжений:

• Заказ клиента - как обычная продажа, так и комиссия;
• Заказ на перемещение - между складами и филиалами;
• Заказ на внутреннее потребление - например, доставка гарантийных запчастей или отгрузка под маркетинговые мероприятия;
• Заказ давальцу - передача материалов на контрактное производство.

Такой подход позволяет в рамках одной сущности планировать отгрузку для разных контрагентов, складов и по разным хозяйственным операциям. Также был реализован механизм проверки на уникальность – система сразу проверяет уникальность строк и не дает случайно включить одни и те же позиции в несколько заявок. Благодаря этому снимается риск «двойной отгрузки».

1. Формирование заявок на отгрузку

• Менеджеры или логисты создают документ "Заявка на отгрузку", добавляя в него необходимые строки из заказов (заказы клиентов, заказы на перемещение, заказы на внутреннее потребление)

• В заявке фиксируются ключевые параметры: тип доставки (собственный транспорт, ТК, самовывоз), адрес погрузки, данные водителя и транспорта, плановые даты по отгрузке

• Сформированные заявки могут отрабатываться в самой системе 1С:ERP или же выгружаются в TMS (Transportation Management System) для выстраивания оптимальных маршрутов
• После компоновки рейсов в 1С:ERP возвращается из TMS или создается типовой документ "Задание на перевозку", содержащий ссылки на сгруппированные заявки
• Статусы Задания на перевозку (В пути, Прибыл на точку, Завершен) обновляются в 1С:ERP автоматически по данным из TMS или же отслеживаются логистами в самой системе 1С:ERP

3. Работа склада

• На основании "Заявки на отгрузку" система формирует "Расходный ордер на товары" для склада
• При наличии отдельной системы WMS (Warehouse Management System) ордер выгружается в складскую систему
• АРМ оператора выписки отслеживает статус ордера. Формирование печатных форм блокируется до получения со склада сигнала о завершении сборки заказа

4. Выписка документов в АРМ

• Водитель или представитель на территории отгрузки регистрируется в терминале электронной очереди (также разработан на 1С и синхронизирован с системой), получает талон

• Оператор видит очередь на своем мониторе. Вызывает следующего водителя (на табло загорается номер окна)
• Оператор находит рейс по номеру талона. Система автоматически проверяет статус готовности расходных ордеров по данным из WMS

• Сценарий, когда отгрузка готова:

- Оператор нажимает кнопку "Сформировать пакет документов"

- Система формирует пакет отгрузочных документов - печать документов происходит с учетом индивидуальных настроек по клиенту, заказу, заявке (количество экземпляров, состав форм, поддержка ЭДО, сводная накладная или по каждому распоряжению)

- Оператор вызывает водителя к своему окну, передает документы и сообщает номер ворот для погрузки

• Сценарий, когда отгрузка не готова:

- Если WMS не подтвердила сборку, АРМ не дает распечатать документы

- Оператор отправляет водителя в ожидание

- Система направляет сигнал на склад, что машина приехала, надо подготовиться к отгрузке

- На табло отображается информация о готовности

- По готовности оператор формирует пакет отгрузочных документов, вызывает водителя к своему окну, передает документы и сообщает номер ворот для погрузки

• Водитель с документами подъезжает на склад для погрузки

5. Контроль и аналитика
Система позволяет сверять количество товара в расходном ордере и накладной, контролировать статусы отгрузки, отслеживать движение документов

• По контрагенту - указание количества экземпляров для каждой печатной формы (например, УПД для клиента "А" - 2 шт., для клиента "Б" - 3 шт.);
• По виду операции - определение состава комплекта документов (для продажи - УПД и ТН, для перемещения - ТОРГ-13);
• По типу доставки - например, для самовывоза транспортная накладная не формируется;
• По наличию ЭДО - для контрагентов, с которыми настроен электронный документооборот, печать бумажных экземпляров отключается;
• Порядок сортировки - документы в комплекте группируются в заданном порядке для удобства оператора выписки и водителя;
• Прочая специфика - печать сертификатов качества, доверительных писем, спецификаций или других собственных печатных форм.

Кроме того, можно задавать порядок сортировки и дополнять пакет специфическими документами - сертификатами, доверенностями или внутренними формами.

После внедрения сразу стали заметны изменения. Среднее время оформления одной отгрузки сократилось: от поиска заявки до передачи документов водителю теперь уходит в разы меньше времени. Ошибки, связанные с количеством копий или неправильным составом комплекта, практически исчезли. Пропускная способность одного окна выписки выросла, а руководство получило возможность в реальном времени отслеживать статусы заявок и рейсов.

Разработка специализированного АРМ на базе 1С:ERP стала не просто автоматизацией рутинной операции, а полноценной перестройкой всего бизнес-процесса отгрузки. Ключевые факторы успеха - это введение единой сущности «Заявка на отгрузку», бесшовная интеграция с TMS и WMS для синхронизации данных и вынос логики формирования комплектов документов в настраиваемый регистр, что дало гибкость без необходимости доработок кода

Такой подход позволил учесть разнообразие реальных бизнес-сценариев и при этом сохранить удобство для операторов и прозрачность для руководства.