Зачем компаниям автоматизировать процессы бюджетирования
Большинство компаний уже пришли к тому, что для оперативного контроля бюджета требуется автоматизация. Она позволит уйти от ручного сбора фактических данных, составления план-фактного анализа и вести бюджет в онлайн-режиме, оперативно внося необходимые изменения по ходу работы. Благодаря автоматизации контрольной функции система полностью «заведует» процессами изменения бюджета, тем самым компания может оптимизировать свою деятельность, перераспределяя ресурсы на другие задачи.
Несмотря на то, что сейчас процессами автоматизации интересуются множество компаний, зачастую эффект от ее проведения не соответствует ожиданиям и не решает полностью задачи, которые изначально были поставлены.
Разобраться со всеми нюансами автоматизации систем бюджетирования, понять, на что стоит обратить внимание в первую очередь при выборе конкретной системы, поможет Елена Веренич, руководитель направления автоматизации финансового и управленческого учета компании RDV.
Да, практически всем. Исключение могут составлять небольшие фирмы, которым для контроля бюджета не нужна автоматизация систем и для работы хватает Excel. В случае же, если компания работает с большим объемом данных, имеет несколько подразделений, юридических лиц, то при осуществлении контроля бюджета в ручном режиме, во-первых, возникает большая вероятность человеческого фактора, во-вторых, это рано или поздно приведет к «раздуванию» штата финансовых менеджеров.
На сегодняшний день на рынке такие квалифицированные специалисты довольно высоко ценятся – и в данном случае легко посчитать, какие затраты понесет компания. Собственно, рациональнее будет автоматизировать контрольную функцию бюджетирования, тем более что здесь не нужно изобретать велосипед, так как функционал подлежит конкретному алгоритму.
В чем суть контрольной функции бюджетирования?
Например, на начало года организация запускает бюджетную кампанию, планирует свои расходы, чтобы понимать свой будущий результат, то есть выстраивает стратегию развития на определенный период. Обычно бюджет формируется в разрезе ЦФО и конкретных финансовых статей. Плюс отдельно по проектам, если компания ведет проектную деятельность. Таким образом, получается 3 основных аналитики.
Собственно, далее идет контроль и исполнение бюджета. Производятся конкретные расходы, которые должны контролироваться, при этом должно оперативно проверяться наличие средств в разрезе той или иной аналитики, которую запланировали. Именно этот путь и составляет суть контрольной функции бюджетирования, которую требуется автоматизировать.
Какие есть подходы в организации контрольной функции бюджетирования?
Существует 2 основных подхода, которые применяются, когда мы говорим про бюджетирование денежных средств (БДР). Первый подход, когда мы идем от обязательств по заключенным договорам. В данном случае мы не контролируем конкретный расход на текущую дату, а контролируем заключенные обязательства.
Представим, что в этом году мы потратим 20 млн рублей. При заключении договора, как только он подписан с обеих стороны, данные средства должны встать в резерв и «съедаться» отдельными заявками на расход, либо же сразу «съедаться» лимитом (который распространяется на сумму, указанную в договоре).
Мой последний опыт доказывает, что намного эффективнее и проще работать с созданием резервов. Контрольные значения по сформированному бюджету ложатся в резерв, откуда мы начинаем брать конкретные средства путем формирования заявок на потребность или заявок на расход.
Что произойдет, если по каким-то статьям ЦФО не хватит выделенного на этапе планирования бюджета?
Тут речь уже идет об актуализации бюджета. В данном случае требуется согласование превышения бюджета или же бюджет забирается из другой статьи. Обычно руководитель в рамках своего ЦФО может сам контролировать бюджеты и при необходимости перебрасывать со статьи на статью.
Если же средств не хватает в принципе в конкретном ЦФО, то финансовым менеджером оформляется заявка/создается документ в системе на пересмотр бюджета. И далее руководство говорит, откуда можно получить недостающие деньги (взять «у соседа» или же увеличить полностью бюджет ЦФО). Все эти операции должны быть автоматизированы, чтобы процесс проходил быстрее.
Также важно, чтобы актуализация бюджета производилась по скользящей или непрерывной модели (rolling budget). Как она работает: компания спланировала бюджет на 12 месяцев, месяц истек, в систему внесли фактические данные, а остаток распределили на оставшиеся месяцы, добавив 12й месяц. Таким образом, контрольная функция включена помесячно или поквартально, и на любую дату есть всегда прогноз на 12 месяцев вперед. Конечно, данные процессы должны быть автоматизированы.
В нашей практике мы сталкивались как с компаниями, у которых бюджетный период составляет квартал, так и с компаниями, у которых уже более стабильный бизнес, и для них удобнее вести бюджет помесячно.
В моей практике работы с разными компаниями часто встречала модели, по которым идут отдельные согласования заявки на расход и на расходование денежных средств. Считаю, что это ненужная двойная процедура, которую с помощью проведения автоматизации можно избежать. Получается, когда мы согласовали заявку на расход, где стоит примерная дата оплаты, то мы изначально понимаем, что в этом месяце мы заплатим конкретную сумму. В этой же заявке на расход указана дата оказания услуги – таким образом, не требуется делать отдельно заявку на расходование денежных средств, так как она формируется автоматически.
Согласно нашей методологии мы предлагаем клиентам не делать двойную работу и ставить заявку на расходование денежных средств на автосогласование. Главное, чтобы она вовремя попала на оплату, чтобы казначей смог учитывать ее при формировании планов по расходу денежных средств.
С помощью каких систем можно провести автоматизацию контрольной функции бюджетирования?
Есть 3 основных варианта, которые помогут это реализовать: 1С:Управление холдингом (подходим компаниям, которые оказывают различные услуги), подсистема БИТ.ФИНАНС и 1С:ERP.Управление холдингом (популярная система для производственных и торговых компаний с широкими возможностями в плане закупочной деятельности и бюджетирования, имеет продвинутый функционал в плане казначейства, управленческого учета и МСФО). При выборе той или иной системы важно обращать особое внимание на такие факторы, как:
- объемы, с которыми работает компания (для поддержания комфортной работы пользователей система не должна виснуть и тормозить);
- система должна обеспечивать требуемую заказчиком аналитику (в ней должны быть расширенные данные для анализа оперативного и финансового контура).
Во сколько обойдется бизнесу автоматизация бюджетирования, и как не "спустить деньги в трубу"?
Все зависит от пожеланий компании. Иногда к нам обращаются заказчики, которые хотят выстроить функциональную систему с максимально детализированной аналитикой. И здесь они опираются, прежде всего, на пожелания финансового департамента. Но загвоздка в том, что работать с системой в 90% будут операционные менеджеры. И чем сложнее будет система и чем больше времени будет тратить рядовой сотрудник на прохождение контроля, тем, соответственно, ниже будет эффективность его в текущей работе и меньше будет желания работать в данной системе.
Как-то у нас нас был подобный случай, когда мы сразу же утвердили все потребности заказчика, сделали все по максимуму, автоматизировали все возможные функции, но, увы, система не взлетела. Когда начали внедрять ее в жизнь, менеджеры просто не захотели с ней работать. Поэтому на своей практике я убеждаюсь, насколько важно иметь баланс.
Для этого нужно сначала определиться с моделью бюджетов и организации контрольной функции, подобрать нужную систему и правильную архитектуру. И здесь мы всегда советуем начинать с разработки MVP-модели (минимально жизнеспособный продукт), благодаря которой пользователи могли оценить изменения, понять, насколько им комфортно работается в системе.
И уже в ходе работы с MVP вносятся необходимые доработки, учитываются нюансы и пожелания от заказчика. А главное, что на этом этапе внести корректировки намного проще и дешевле, пока не сделали «космос», который исправить намного сложнее и дороже.
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!