Автоматизация системы управления персоналом

Из этой статьи вы узнаете:

• Что даст компании автоматизация системы управления персоналом
• Примеры HR-процессов для автоматизации
• Особенности внедрения систем управления персоналом

Не секрет, что бизнес показатели компании, в частности, ее производительность и рентабельность напрямую зависят от эффективности работы персонала, его мотивации и лояльности. Функция службы персонала в современной компании, вне зависимости от ее численности, гораздо шире традиционной деятельности отдела кадров, главной задачей которого является регистрация и учет регулируемых законом взаимоотношений с сотрудником. Уделяя должное внимание адаптации, обучению, развитию персонала и другим важным HR-процессам компания вкладывается в развитие бизнеса.

Оптимальность имеющихся бизнес-процессов в HR и их прозрачность во многом достигается благодаря их автоматизации на уровне информационных систем.

Еще несколько лет назад автоматизация затрагивала только расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Сейчас с помощью ИТ могут быть автоматизированы практически все функции современного HR-менеджмента.

Автоматизация системы управления персоналом: зачем?

При автоматизации системы управления персоналом в зависимости от потребностей компании могут преследоваться такие цели:

• повышение прозрачности HR-процессов и их оптимизация (в том числе решение проблем, связанных с большой численностью компании, территориальной распределенностью, большим разнообразием ролей и должностей в штатном расписании);
• разработка и реализация кадровой стратегии организации (прогноз, планирование, анализ различных переменных по персоналу);
• контроль компетентности выполнения персоналом своих обязанностей и функций;
• управление профессиональным и карьерным развитием сотрудников;
• снижение количества ошибок при расчетах с персоналом особенно при наличии в компании разнообразных премиальных и компенсационных выплат, льгот;
• контроль за организацией безопасности труда сотрудников.

HR-процессы для автоматизации. Примеры

Системы по автоматизации управления персоналом в зависимости от решаемых задач можно функционально разделить следующим образом:

1. СЭД (система электронного документооборота). Здесь могут быть автоматизированы такие функции, как электронное согласование отпусков, просмотр сотрудником в режиме реального времени информации по количеству накопившихся дней отпуска, просмотр расчетных листков и другой персональной информации.
2. Базы данных. В них может вестись поиск и подбор персонала в интеграции со сторонними интернет-ресурсами, формирование внутренней базы кадрового резерва по заданным критериям, планирование обучения, перемещения, ротации персонала, грейдирование персонала с отражением более подробной информации, чем в штатном расписании и пр.)
3. Автоматизация операционных бизнес-процессов, когда требуется провести в системе ряд согласований или отследить этапы процесса принятия решений (например, несколько служб должны утвердить или представить информацию для расчета премии сотруднику). 

Все три вышеописанных блока могут быть реализованы в одной системе, например, 1С: ЗУП 8 Корп. Данная система автоматизирует практически все базовые HR функции. Для крупных компаний с большой территориальной распределенностью автоматизация системы управления персонала становится в принципе незаменимой, т.к. облегчает понимание сотрудниками и руководителями различных процессов, расширяет ряд участников процессов (если это требуется), делает процессы более быстрыми и прозрачными, формирует, расширяет и систематизирует базу знаний по персоналу с большим количеством параметров. 

Особенности внедрения

Каждая компания имеет свою HR-политику и строит бизнес-процессы, опираясь на свои потребности и структуру. Именно поэтому любая система, в том числе 1С: ЗУП 8 Корп, требует внедрения. Другими словами, заложенный базовый функционал коробочного решения (программного обеспечения) требует настройки и доработки под определенные условия его использования. На первом этапе внедрения системы от ИТ-интеграторов работают бизнес аналитики, которые анализируют текущие процессы и функционал, выявляют потребности кадровой службы в автоматизации, предлагают варианты оптимизации. Далее утвержденный совместно с бизнесом функционал перекладывается на систему, проводится обучение пользователей, в процессе эксплуатации внедренной системы осуществляется техническая поддержка.