Все про управленческий учет: основные методы, этапы создания и необходимость его автоматизации в 1С
- Что называют управленческим учетом и как он связан с бухгалтерским
- Для чего нужен этот вид учета
- Что является его объектами
- Какие существуют варианты ведения и способы автоматизации управленческого учета
- Как вести учет в организации
Что называют управленческим учетом
Если говорить простыми словами, то этот вид учета представляет собой систему создания, получения и объединения данных. Основная цель автоматизации управленческого учета – оперативное решение конкретных задач управления.
- соответствует ли он целям и задачам деятельности фирмы;
- отражает ли нюансы технологических процессов организации;
- направлен ли на оптимизацию структуры и уровень детализации базы бухгалтерской информации, которую используют менеджеры;
- согласуется ли с общими принципами создания организационной структуры управления, которые используются в организации.
Связан ли управленческий учет с бухгалтерским
Различные цели ведут к несовпадению по следующим направлениям
-
Конечный пользователь
Бухгалтерский баланс используют руководители фирмы, когда оценивают продуктивность прошлого периода, налоговая служба при анализе прибыльности, аудиторы, когда проверяют, насколько корректно отражаются факты хозяйственной деятельности.
-
Методы фиксации данных
Когда бухгалтер составляет проводки по бухучету, он отталкивается от ПБУ и иных нормативных актов. Чтобы подготовить оперативную информацию для аппарата управления, в качестве основы берут указания руководителя. А также определяют, к какой из статей дохода или расхода принадлежит конкретный показатель. Например, расходы на заработную плату специалистов IT-отдела в бухгалтерских документах относят на счет 26 по статье «Заработная плата». А в управленческом учете добавляются подробности «Заработная плата» — «Отдел IT». Получается, что второй вариант нуждается в большем количестве деталей.
-
Время для подачи сведений
Сроки сдачи бухгалтерских отчетов определяются законами. А управленческие сдаются в сроки, установленные руководством компании. К примеру, данные по выпуску продукции и себестоимости в бухгалтерском учете видны в конце каждого месяца — после того, как подсчитаны все затраты и установлена итоговая себестоимость товара. Для целей управления нужно предоставлять такие отчеты ежедневно, чтобы оперативно анализировать планы и вносить коррективы.
Для чего нужен управленческий учет
- составлять планы хоздеятельности посредством бюджетирования;
- следить за затратами и снижать их, оперативно получая информацию;
- проводить анализ несоответствия фактических показателей с запланированными.
- внутренняя и внешняя отчетность;
- оперативно-технический учет;
- планирование и разработка бюджетов.
Какой должна быть информация для управленческого учета
Так как все данные используются для внутреннего управления, они должны соответствовать определенным требованиям. А именно — все сведения:
-
Оперативные
Их нужно собирать как можно быстрее. Минимальный срок бухгалтерских отчетов, который составляет месяц, не подходит для большей части задач управления. Поэтому выбор делается в пользу оперативности, а не в пользу точности.
-
Целевые
Применяются для решения определенных задач по управлению фирмой.
-
Адресные
Поскольку собираются для конкретного пользователя с учетом определенных целей. В этой ситуации в обязательном порядке учитывается уровень служебной иерархии специалистов в аппарате управления.
-
Достаточные
Сведения могут не быть слишком объемными. Главное, чтобы их было хватало для принятия решений. Эта особенность обеспечивается за счет аналитичности информации или возможности ее использования для экономического анализа. В итоге, несмотря на ограниченность исходных данных, можно успешно применять их производные, результаты аналитических расчетов, групп и сопоставлений.
-
Экономичные
как в сборе, так и в применении
-
Гибкие, которые легко приспосабливаются к изменениям в фирме
Следует понимать: рыночная экономика постоянно развивается, что связано с неопределенностью целого перечня хозяйственных ситуаций, наличием огромного числа вариантов развития событий. От этой системы не требуется стабильность и постоянство в течение длительного периода. Наоборот, ее нужно время от времени изменять и развивать.
Что является объектами управленческого учета
Определение затрат входит в число самых важных задач этого вида учета. От того, насколько объективными и оперативными будут эти сведения, в особенности в области издержек, зависит успешность решений, которые принимает руководство. Важно вовремя фиксировать показатели применения ресурсов в текущей деятельности компании. Для достижения максимальной эффективности следует использовать специальные программы. Все объекты управленческого учета можно разделить на такие группы:
- ресурсы производства;
- хозяйственные процессы;
- доходы и затраты;
- структурные единицы (с локализацией доходов и затрат).
Для кого предназначена информация управленческого учета
Руководителям высшего звена необходимы:
- отчетность об итогах деятельности в области производства, финансов и инвестиций компании, ее структурных подразделений за конкретный промежуток времени и прошлый отчетный период;
- анализ влияния внутренних и внешних факторов на итоги деятельности фирмы в целом, а также ее основных подразделений;
- плановые и прогнозных показатели на следующие периоды.
- отчетность о деятельности отделов на определенный момент;
- плановые и прогнозные данные о подразделениях, сведения о контрагентах.
Ведение и автоматизация управленческого учета предприятия
1. Расчет точки безубыточности
Ее еще называют критической точкой. Эта характеристика демонстрирует объем изготовления и реализации продукции, при котором фирма покрывает все затраты и начинает получать прибыль. Проще говоря, когда доходы превышают расходы. Этот показатель обозначают в единицах продукции или финансовом выражении.
2. Планирование и разработка бюджетов
Этот метод нужен, чтобы максимально эффективно распределить ресурсы компании. С этой целью применяют составление планов, а также контроль и анализ несовпадения с плановыми показателями.
Бюджетирование берет за основу информацию об экономике организации. Поэтому ключевая функция программы такого управления заключается в том, чтобы оказывать содействие объективному анализу и принятию решений.
3. Простой расчет затрат
Он подходит компаниям, которые занимаются серийным производством однотипных товаров, или фирмам, где производственный процесс является непрерывным по причинам безопасности или экономической целесообразности. В простом расчете расходы соотносят с объемами товаров, которые изготовлены за конкретный промежуток времени.
4. Позаказный (проектный) расчет затрат
Этот метод используется в ситуациях, когда продукция изготавливается по специальному заказу.
5. Попередельный расчет затрат
Он актуален для массового производства. Определяющим процессом здесь является последовательный переход сырья в финальный продукт. Этот метод получил такое название, поскольку совокупности технологических процессов образуют переделы. Каждый из них заканчивается выпускном полуфабриката или завершает процесс и выдает финальный результат.
6. Расчет нормативных затрат
Учитываются несовпадения фактической себестоимости и запланированной, при этом плановая себестоимость определяется для каждого вида выпускаемой продукции.
В конце периода рассматривают следующие несовпадения:
- отрицательные – перерасход сырья;
- положительные – разумный расход материалов.
7. Директ-костинг
Подразумевается контроль затрат, который дает возможность разделить все затраты на постоянные и переменные.
Важной отличительной чертой этого метода служит возможность определять взаимосвязи между объемами товаров, затратами и прибылью.
К организации системы автоматизации управленческого учета в 1С применяются принципы управленческой политики компании:
- определенная периодичность, которая соответствует циклам производства;
- повторное использование данных;
- формирование показателей отчетов, которые подходят для всех уровней управления;
- разработка бюджетов;
- оценка итогов деятельности отдельных подразделений;
- правдивость, полнота, оперативность, возможность анализа;
- применение основных единиц измерения.
Прежде всего, определить основу данных, то есть определенную финансовую базу. На территории России управленческий учет редко бывают первичным, поэтому зачастую его строят на базе уже работающей системы финансового учета. Для этого требуется:
- установить текущую ситуацию: количество отчетов, их информативность, нюансы аналитики, оперативность формирования данных;
- составить прогноз по планируемой организации учета (отчетность по руководящим потребностям, а не типовым, корректировка системы показателей оценки, оптимизация информирования, работа с прошлыми сведениями и прогнозами).
Давайте разберем организацию и автоматизацию финансового управленческого учета.
-
Определение лиц, которым нужен управленческий учет
Основными пользователями являются руководство организации, члены совета директоров, менеджеры разных уровней — эти сотрудники принимают ключевые для проекта решения. Проще всего объяснить им суть проблемы и показать план действий при помощи презентации. Она убедительно и структурировано преподносит информацию.
-
Создание списка отчетов
Список документов управленческой отчетности нужно не только подготовить, но и утвердить со всеми заинтересованными сотрудниками. Для каждого документа устанавливаются сроки и периодичность предоставления. Также следует разработать понятное описание.
-
Подготовка схемы методологии
Список документов управленческой отчетности нужно не только подготовить, но и утвердить со всеми заинтересованными сотрудниками. Для каждого документа устанавливаются сроки и периодичность предоставления. Также следует разработать понятное описание.
-
Создание списка отчетов
За создание этой системы отвечают сотрудники, задача которых — разобраться во всех особенностях деятельности компании. Иначе появляется риск того, что система не принесет результата.
На этом шаге требуется выполнить следующие действия:
- определить блоки отчетов и сферы учета;
- подготовить документы промежуточной отчетности и методы расчетов;
- определить методы внесения в систему и обработки информации;
- обеспечить эффективный контроль данных;
- распределить обязанности между специалистами, которые готовят данные;
- создать тестовую версию методики и выполнить пробные расчеты;
- оценить целесообразность проекта.
После этого модель согласовывается с руководством. -
Применение методологии
Если со всеми действиями команда справилась успешно, систему начинают использовать на практике.
Интеграция проекта дает возможность обнаружить моменты, которые не учли при создании методологии. Это может быть неоднородность подхода разных подразделений к обработке информации, несовпадение сведений, которые есть в разной отчетности, а также несовершенное программное обеспечение. Кроме того, случаются и другие накладки при работе отделов компании. -
Организация контроля интеграции системы
На этом этапе крайне важно оценить, можно ли назвать систему эффективной с экономической точки зрения. Но для этого нужно быть уверенным в том, что все сотрудники прошли обучение, цели ясны, а в методе не осталось недочетов.
Как успешно провести автоматизацию управленческого учета
- Во внутренней управленческой отчетности могут присутствовать только нужные данные, которые имеют удобную для восприятия форму. Отчетность должна быть структурированной, легко читаемой и наглядной. В нее входят реквизиты, необходимые для грамотного управления. Благодаря этому подходу к подготовке отчетов возможно сократить время на обработку бумаг без ущерба информативности и пользе.
- Оценивать элементы отчетности нужно на основе финансовых методик и иных методологий. Рекомендуется применять как отечественные правила, так и международные.
- Для успешной интеграции программ автоматизации управленческого учета проводят тщательную диагностику компании и разъяснительную работу с менеджерами, чтобы они осознавали смысл данных действий.
- В работе над системой должно участвовать максимальное количество специалистов, поскольку базу будет использовать большинство сотрудников. Она им потребуется для управления и организации продаж. Простыми словами, за подготовку должны отвечать не только бухгалтеры и экономисты.
- При автоматизации следует установить схему бизнес-процессов, выполнить оптимизацию, распределить задачи и разработать новые должностные инструкции. В итоге вы придете к тому, что у всех сотрудников будут разные обязанности.
- При интеграции системы решается перечень задач, которые направлены на повышение скорости, качества управления, улучшения результатов работы по всем направлениям. В этом случае не может решаться только одна из проблем.
- Система должна постоянно модернизироваться. Одной оптимизации недостаточно для эффективной работы. В систему нужно время от времени внедрять новое ПО и применять инновационные методики.
- Необходим регламент документооборота, в котором указываются сроки предоставления документов и отчетов, а также методы стимулирования специалистов соблюдать правила. Также стоит разработать график документооборота.
- Обмен сведений осуществляется в определенные сроки. За счет информационных технологий процесс протекает продуктивнее.
- Применяемые инструменты должны соответствовать текущим задачам фирмы. Дополнительные проблемы не могут возникать из-за ограниченных технических возможностей.
Если ваша задача — опередить конкурентов и удержаться на рынке, тогда обращайтесь к нашим специалистам. Мы обсудим проблемные места вашей компании, проанализируем текущие бизнес-процессы и предложим эффективное решение по автоматизации. Ждем ваших заявок!
У вас остались вопросы?
Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!