• Внедрение 1С
  • Внедрение CRM и BPMS
  • Проекты E-Commerce
  • Поддержка и развитие систем
  • ERP Решения

  • Складской учет и логистика

  • Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

  • Какое решение выбрать?

  • Отраслевая специализация

  • Аренда 1С в облаке

  • Оптимизация производительности 1С

  • Все проекты
  • РИТЕЙЛ

  • ТЕЛЕКОМ

  • ПРОИЗВОДСТВО

  • HORECA

  • СМИ

  • ДОБЫВАЮЩАЯ ПРОМЫШЛЕННОСТЬ

  • СТРОИТЕЛЬСТВО

  • RDV Маркет
  • Карьера
  • Работа в RDV

  • блог

Как быстро закрыть отчетный период и остаться стоять на ногах

Как быстро закрыть отчетный период и остаться стоять на ногах. Что же мешает быстрому закрытию периода?

Группа 1. Внешние факторы.

  • факторы, на которые организация может повлиять на процесс составления и получения учетных документов;
  • факторы, на которые практически нельзя повлиять

Проблемы на которые можно воздействовать:

  1. Нарушение сроков поступления документов от контрагентов (сюда можно отнести и генподрядчиков)
  2. Неверно оформленные документы , которые нужно возвращать контрагентам.
Как исправить?

Поменять взаимоотношения, скорректировать условия договоров:
  1. сделать шаблонизированные документы;
  2. добавить финансовые санкции в случае нарушения сроков предоставления документов;
  3. закрепить в договорах с конкретные сроки предоставления унифицированных форм.

Проблемы на которые сложно повлиять изнутри:

  1. Период и порядок подачи документов по контрагентам, которые закреплены в специализированных отраслевых группах. Например, документы за электроэнергию.

Как исправить?

Необходимо проанализировать и скорректировать учетные бизнес-процессы:

  1. подключите функционал начисления резервов (accruals), при работе с таким подходом помогает график начислений, составленный на год. Таким образом, типичный расход, который является примерно одинаковым в любом месяце, можно прогнозировать и утверждать окончательно в вашей системе, при этом не дожидаться поступления документов от поставщика;

  2. провести сближение политик по РСБУ и МСФО;
  3. использовать методы повышения качества финансовых прогнозов - подключить систему бюджетирования по принципам МСФО.

Группа 2. Внутренние факторы.

  • Находятся под абсолютным контролем компании.

Проблемы:

  1. Нарушение сроков отправки документов в бухгалтерию ответственными специалистами отделов.
  2. Нехватка возможностей по контролю за сроками возврата документов, которые были отправлены на корректировку контрагентам.
  3. Возможные потери данных по документам, которые связаны с возвратом переоформленной информации.
  4. Периодические “торможения” документов на подписи у руководителей.
  5. Неравномерное распределение загрузки на специалистов при подготовки отчетности.

Как исправить?

П
ровести оптимизацию текущей системы документооборота:
  1. настроить график документооборота так, чтобы он подчинялся цели “быстрое закрытие периода”;
  2. упростить процедуры оформления и согласования документов по проводящимся операциям;
  3. разработать бесперебойную систему контроля за движением данных;
  4. создать график почасового движения документов и их обработки всеми участниками процесса;
  5. разработать электронный архив документов, в котором будут учитываться данные о регистрациях движения электронных реестров, будет возможен одноразовый ввод первичной информации.

Группа 3. Факторы автоматизации.

  • Зависят от уровня автоматизации процессов в системе 1С.

Проблемы:

  1. Медленная работа по составлению и передачи отчетности из-за ручного вмешательства в подготовку документов.
  2. Отсутствие настроенной взаимосвязи между учетными подсистемами, что замедляет процесс консолидации отчетности.

Как исправить? 

  1. Усовершенствовать работу в 1С, настроив автоматизацию процессов.
  2. Создать единую автоматизированную систему учета, которая будет объединять все задачи по подготовке отчетности.

     

Чаще всего автоматизации подлежат следующие блоки:

  •  начисление процентов по кредитам и займам;
  • начисление резервов;
  • начисление accruals и консолидация данных.

  • Регламент закрытия отчетного периода включает в себя:

  • предоставление пользователям своевременной и достоверной информации об организации за отчетный период;
  • формирование перечня и последовательности операций, которые необходимы, чтобы корректно закрыть отчетный период в системе 1С;
  • обеспечение контроля за ходом закрытия периода в учетной системе 1С;
  • утверждение сроков по предоставлению информации;
  • снижение вероятности возникновения ошибок в учете деятельности организации за счет дополнительного контроля на всех этапах процесса, начиная от первичной документации и заканчивая формированием данных прошедшего периода.

  • При подготовке отчетности проведение автоматизации блоков РСБУ/МСФО/УУ, оказывается наиболее эффективным, когда данные блоки тесно связаны с другими подсистемами (бюджетирование, казначейство и т.д.). Таким образом, большинство организационных, управленческих проблем на этапе подготовки отчетности решаются с помощью автоматизированных в 1С инструментов контроля. К ним относятся чек-листы, сверки и расширенные аналитические отчеты.

    Для процедуры закрытия отчетного периода разработка чек-листа — важный фактор, который не стоит отбрасывать в сторону. Естественно, в зависимости от сферы деятельности чек-лист разный. Но есть и общие параметры, которые можно разделить на два вида:

    1.  Операции для бухгалтера, которые нужно оперативно сделать (проверка первичной документации, начисление амортизации и т.д.). Работу с первичной документацией нужно начинать в минус третий день, а не в первый, чтобы как можно раньше запустить процесс структурирования.
    2.  Список задач, которые связаны с формированием консолидированной управленческой отчетности.


    При комплексных автоматизированных процессах в 1С работать с чек-листом становится проще, т.к. упрощается и ускоряется выполнение конкретных пунктов по нему, что положительно влияет на время закрытия периода.

    Пример автоматизированного подхода для быстрого закрытия периода

    Клиент: ГК "Шоколадница".

    Что сделали: проект по консолидации РСБУ и автоматизированию процессов бухгалтерского и налогового учетов.

    Основные проблемы, с которыми столкнулась компания:

    • ведение процессов в 4х разрозненных базах 1С;

    • постоянный рост числа доработок в конфигурациях, что затрудняло поддерживать актуальные данные 1С в связи с выходом обновлений;

    • долгий процесс подготовки отчетности, когда сроки «горели»;

    • расхождение информации в нормативно-справочных базах.

    Чтобы прийти к удобному управлению и быстрому закрытию периода, было решено внедрить единую автоматизированную систему регламентированного учета в 1С. Для этого специалисты RDV проанализировали текущую методологию компании, разработали функциональные требования к ведению учета, оптимизировали текущие бизнес-процессы и настроили решения по сближению учетных принципов и унификации процессов в единой системе.

    В итоге компания получила укомплектованную единую систему с настроенными автоматизированными процессами, что улучшило в несколько раз показатели работы:

    • ощутимо сократились сроки по закрытию отчетного финансового периода;

    • повысилась оперативность процессов подготовки регламентированной отчетности;

    • максимально упростилась процедура прохождения внешнего аудита и повысилась прозрачность данных.

    А нужно ли стремиться к быстрому закрытию периода?

    Да, определенно, так как получите ряд преимуществ:

    1. Пользователи быстрее получат доступ к надежной финансовой информации о компании. Это значит, что знание реального состояния бизнеса дает руководству не затягивать с принятием эффективных решений, а подразделения менеджмента могут лучше подготовиться к процессу планирования.
    2. Проще и быстрее выявлять и корректировать слабые стороны в финансовых операциях.
    3. Вырастет эффективность финансовых процедур, необходимых для быстрого закрытия периода.
    4. Ранний сбор отчетных данных позволит персоналу во всех подразделениях сосредоточиться на текущих показателях, но при этом прогнозировать будущие.
    5. В итоге когда у компании есть полностью укомплектованная система 1С, в которой выстроена четкая иерархия автоматизированных процессов, то можно не беспокоиться о сроках закрытия периода - начнете сдавать отчетность в минимально короткие сроки.

    У вас остались вопросы?

    Заполните форму обратной связи и мы свяжемся с вами в ближайшее время!