Управление нормативно-справочной информацией

Объем справочных данных растет вместе с бизнесом. Холдинги и крупные компании работают при ведении бухгалтерского и оперативного учета с колоссальным объемом сведений, разрозненных документов, которые необходимо унифицировать. Если этого не сделать, достоверность управленческих данных снизится, а построение отчетности усложнится. Оно будет требовать от сотрудников дополнительного времени и усилий, но без единой системы нормативно-справочной информации достоверность данных все равно останется низкой.

Поэтому мы предлагаем автоматизированную систему управления НСИ 1С MDM, разработанную специально для холдингов и предприятий с развитой инфраструктурой. Она решает несколько важных задач:

• Простой и быстрый ввод данных в единую информационную систему.

• Оперативное и точное формирование управленческой отчетности.

• Сокращение персонала, который занимается унификацией учета.

• Повышение достоверности учета.

Функции системы управления НСИ

Основная задача автоматизированной системы — множественная классификация данных. Руководители, бухгалтера и другие специалисты могут использовать разные классификаторы для упорядочивания и отображения информации:

• общероссийские;

• отраслевые;

• внутренние;

• классификаторы компаний.

Дополнительно предусмотрена возможность создать иерархические или планарные классификаторы. Также программа группирует данные по разным атрибутам и признакам — вы сами определяете, по каким критериям система разделит и систематизирует информацию. Одновременно можно вести несколько независимых вариантов группировки НСИ.

Программа управления НСИ выполняет целый перечень важных задач:

• выравнивание справочных атрибутов;

• первичная консолидация информации, ее нормализация, поиск и связывание дублей;

• первичная синхронизация данных НСИ всеми информационными системами предприятия;

• настройка классификаторов, группировок, технических характеристик и допустимых значений;

• поддержка актуального состояния НСИ, ведение базы нормативно-технических документов.

С помощью нашей программы вы создадите единую систему НСИ для холдинга или компании с несколькими филиалами. Система позволяет быстро перенести все объекты из производственных и учетных баз предприятия. Наши специалисты не только продемонстрируют вам работу программы, проконсультируют и помогут внедрить на предприятии, но при необходимости также адаптируют ее под специфику вашего бизнеса.

Основные возможности автоматизированного управления НСИ

Возможности, которые открывает установка программы перед предприятием, можно описать в виде последовательности рабочих операций:

• Консолидация исходной информации.

• Загрузка консолидированных данных.

• Анализ первичной информации: выявление типовых проблем, разработка шаблонов, перечней классов, типовых характеристик.

• Настройка классификаторов.

• Предварительная классификация и поиск дублирующей информации.

• Обработка первичных данных.

• Создание эталонных объектов НСИ.

• Добавление недостающих сведений.

• Классификация.

• Назначение наборов характеристик объектов НСИ.

• Публикация массива данных.

• Первичная репликация.

Внедрение программы позволяет обработать исходные данные, проанализировать их и актуализировать. Кроме того, программный продукт синхронизирует записи объектов, поэтому руководство получает доступ к документам и данным всех филиалов или функциональных подразделений.

Как управлять содержимым справочников НСИ

Мы проводим обучение работе с программой, внедряем ее и объясняем функциональные возможности. С помощью модуля справочников вы связываете сопутствующие объекты, проверяете целостность и непротиворечивость данных. Благодаря этому исключаются неточности при работе с документами: «человеческий фактор» не влияет на результат. Также мы предусмотрели функцию загрузки и выгрузки массива данных.

Модуль управления справочниками решает такие задачи:

• проверка дублирования данных по объекту;

• создание и редактирование пометок об удалении записей;

• установка пометок на удаление справочников и классификаторов;

• автоматическое создание полного классификационного описания;

• ведение журнала атрибутов;

• каталогизация баз данных, прикрепленных к записям справочников;

• просмотр и поиск содержимого.

Модуль позволяет мгновенно находить данные по текстовым атрибутам, точным совпадениям без учета регистра, с учетом морфологии и числовых атрибутов. Также мы предусмотрели возможность поиска данных по свойствам и характеристикам, просмотр карточек и связанных объектов, отображение иерархических справочников. Отсортировать документы при автоматизированном управлении НСИ можно по нескольким атрибутам.

Кроме того, программа предлагает создавать и просматривать личные папки пользователей, а заодно — последние объекты, с которыми работали пользователи. Благодаря удобному программному решению вы управляете буфером обработки, заявками, процессами ведения объектов. Программа поддерживает добавление, проверку, изменение и публикацию, для новых заявок можно установить оповещения. Чтобы было удобно обрабатывать большой массив данных, систематизируйте заявки по исполнителям, анализируйте информацию и публикуйте изменения.

Модуль обработки заявок

Программа предусматривает отдельный модуль для обработки и публикации заявок. Он позволяет пользователям из любого подразделения холдинга создать заявку на добавление, удаление или коррекцию данных в справочниках. Эта заявка передается в службу управления, которая обрабатывает, принимает или отклоняет заявки. Система дает руководителям возможность распределять заявки по специалистам службы и контролировать процесс их обработки за счет отслеживания статуса.

Поскольку намного эффективнее управлять нормативно-справочной документацией, когда за каждую отдельную группу справочных записей отвечает определенный эксперт, мы предусмотрели возможность закрепления группы данных за одним специалистом. В таком случае руководителю подразделения не придется распределять заявки вручную, они будут автоматически отправляться соответствующим специалистам.

Дополнительно этот модуль предусматривает такие функции:

• Временная передача полномочий между специалистами.

• Публикация в справочниках обработанных объектов.

• Настройка процедуры работы с заявками, последовательности согласований.

• Указание максимальных сроков выполнения задач.

• Извещение об отклонении от сроков выполнения заявок.

• Предварительная классификация данных.

• Составление отчетов о полученных заявках.

• Журнал изменений состояния заявок.

• Прикрепление файлов к электронным запросам.

• Синхронизация данных.

Синхронизация — одно из ключевых преимуществ автоматизированной системы управления. За счет этой функции вы можете создать оптимальный для вашего бизнеса сценарий синхронизации сведений, причем для разных справочников и целевых систем легко разработать отдельные сценарии. Программа будет вести протокол синхронизации, автоматически запускать репликацию и подгружать контент.

Первичная загрузка данных

Внедрение программы начинается с процедуры загрузки первичных данных. Это стартовый процесс, который может проходить по нескольким сценариям. Первый вариант — загружается эталонный контент и таблицы ключей, однако для этого документация должна быть в безупречном состоянии. Вы должны быть уверены, что дублей данных и других погрешностей нет, а заодно заранее разработать таблицы.

Второй вариант загрузки первичных данных в автоматизированную программу — использование нормализованного контента и ключей. Это более распространенный вариант, поскольку допускает группы связанных дублей, но при этом каждому дублю соответствует эталон.

Третий вариант — загрузка необработанного контента. Чаще всего нам приходится иметь дело с массивом данных, которые не проходили последовательную подготовку и обработку. Таблицы переходных ключей нет вовсе, потому необходимо ее создать.

Кроме непосредственно первичной загрузки, автоматизированное управление допускает миграцию данных, то есть перенос сведений из единой базы в справочники, словари и классификаторы. Однако миграцию данных нужно отдельно настроить, опираясь на такие критерии, как таблица мэппинга, переходных ключей, подстановки значений.

Управление и администрирование

Для администрирования мы предлагаем специальную подсистему, которая позволяет назначать права доступа, устанавливать и снимать ограничения, протоколировать работу программы. Администратор создает и редактирует учетные записи пользователей, присваивает им ролевые функции, ведет журнал регистрации.