Блог

Что такое план-факт анализ показателей эффективности и как его сделать правильно

25.03.2019

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что представляет собой план-факт анализ показателей эффективности
  • Почему так важен план-факт анализ показателей эффективности
  • Как подготовиться к план-факт анализу показателей эффективности

Каждый руководитель знает, когда готовы все бюджетные формы и составлены основные управленческие отчеты, наступает очередь формирования отчетов о прибылях и убытках и о движении денежных средств. Далее расскажем, с какими трудностями можно столкнуться в этом случае, как использовать данные из этих отчетов, почему настолько важен план-факт анализ показателей эффективности.

Почему так важен план-факт анализ показателей эффективности

Основная задача план-факт анализа эффективности финансового плана состоит в сопоставлении плановых и фактических показателей финансового бюджета и поиске причин, по которым произошли отклонения. Детальный план-факт анализ исполнения генерального бюджета принято осуществлять раз в квартал. При большей частоте удается обнаружить случайные отклонения, но тогда невозможно понять, насколько постоянны устойчивые тенденции, иначе говоря, выявить системные план-факт отклонения в области эффективности работы компании.

Если же речь идет о бюджете движения денежных средств (БДДС) и платежном календаре, для них стоит проводить план-факт анализ показателей эффективности каждый месяц, а для наиболее важных статей расходов эту операцию осуществляют ежедневно, чтобы не столкнуться с «кассовыми разрывами» и ростом риска потери ликвидности.

Почему так важен план-факт анализ

Контроль исполнения бюджета входит в число важнейших функций бюджетирования. План или бюджет в чистом виде – это только управленческий инструмент. Но чтобы управлять им, на предприятии должны быть сформированы механизмы по контролю выполнения установленных показателей эффективности. Вот почему так важно на протяжении бюджетного периода регулярно (каждую неделю, месяц, квартал) проводить план-факт анализ или оценку фактического выполнения финансовых показателей, рассматривать причины их невыполнения и принимать своевременные решения для выхода из ситуации.

План-факт анализ показателей эффективности может использоваться для большей доли финансовых бюджетов. Он подходит для отдельных операционных и функциональных бюджетов, если требуется более детальное изучение причин отклонений от плана. План-факт анализ может быть проведен в масштабе всей компании или для отдельных центров финансовой активности, проектов, направлений деятельности – тогда он покажет, какой из них дает отрицательные/положительные отклонения и степень их эффективности. В любом случае компания сама выбирает объект анализа, отталкиваясь от приоритетных, по мнению руководства, задач.

В целом ряде организаций серьезная роль отводится бюджетному комитету, который проводит план-факт анализ показателей эффективности, управляет политикой компании в области инвестирования, формирует стратегию финансового планирования. Обычно в подобные комитеты входят топ-менеджеры компании, такие как функциональные директора и руководители бизнес-единиц. Они контролируют бюджетный процесс, за счет чего удается добиться эффективности и быстроты изменения финансовых планов, своевременно вырабатывать рекомендации по исправлению финансового положения всей компании или отдельного центра финансовой ответственности.

Для корректного сопоставления важно, чтобы показатели план-факт анализа приводились в одинаковых аналитических разрезах, с одной периодичностью. За счет отклонений в анализируемых данных удается сделать выводы об эффективности/неэффективности работы всей фирмы или ее отдельных подразделений. При наличии серьезных отклонений прибегают к корректировке или актуализации бюджетов.

Кроме того, результаты план-факт анализа показателей эффективности используются для расчетов бюджетов на другие периоды.

Благодаря правильному выполнению план-факт анализа удается повысить точность бюджетирования, укрепить финансово-экономическое положение компании. Добиться такого эффекта удается за счет параллельного анализа причин отклонений показателей эффективности и создания стратегии для исправления положения.

Как показывает практика, разумнее всего использовать автоматизированную систему для план-факт анализа исполнения бюджетов, подготовки отчетов, позволяющих установить отклонения между плановыми и фактическими данными и описать их причины, вовремя произвести корректировки и актуализацию, что очень важно для эффективности любого бизнеса.

Как подготовиться к план-факт анализу показателей эффективности

Как подготовиться к план-факт анализу

Прежде чем приступать к осуществлению план-факт анализа показателей эффективности (особенно когда речь идет о скользящем планировании) необходимо разделить все статьи финансового бюджета на те, где:

  • изменение показателей может влиять на плановые значения будущих периодов (увеличивать их при излишке денежных средств или снижать в случае перерасхода);
  • прогнозные значения не зависят от фактических в уже закрытом периоде.

При помощи этого приема вы сможете вовремя скорректировать бюджет.

Также руководитель должен заблаговременно выбрать статьи, по которым возможен «перенос» неизрасходованных средств на будущие периоды. Так, в любой компании есть статьи, касающиеся, допустим, канцелярии, ремонта, по которым запланированные в периоде расходы могут быть не затрачены целиком. Обычно в этом случае остаток бюджета по статье не распределяется на следующие периоды, а закрывается фактической суммой в отчетном периоде.

Важно понимать, что постоянные перебросы неиспользованных расходов на другие статьи или периоды говорят о трудностях компании в процессе бюджетирования. Правда, при резко сменившихся внешних факторах (например, в макроэкономической ситуации) без перебросок между статьями просто не обойтись.

Следующий важный шаг при подготовке к проведению план-факт анализа показателей эффективности – это подготовка «карты» допустимых отклонений. Последняя обязательно согласуется с руководителями компании и финансового блока (CFO), а также представляется специалистам, принимающим участие в бюджетном процессе. Упростить план-факт анализ позволяет четкая градация отклонений – она может быть представлена в виде следующей шкалы:

  • отклонение <10 % – несущественное, не требует подробного анализа;
  • отклонение 50 % (в абсолютном значении) – умеренно существенное, должно сопровождаться детальным анализом;
  • отклонение >50 % – очень существенное, требует срочного обоснования и введения контрмер.

Если в организации работает система финансовых KPI, данная шкала может быть не только полезна при план-факт проверке, но и играть роль инструмента оценки эффективности и качества прогнозирования.

На что обращать внимание при план-факт анализе показателей эффективности

На что обращать внимание при план-факт анализе

  1. При план-факт анализе показателей эффективности необходимо понять, в какой мере конкретное отклонение является благоприятным, иными словами, повышает ли оно операционную прибыль. В случае незначительных изменений показателей можно отказаться от срочной детальной проверки, поскольку небольшие отрицательные отклонения по одним статьям могут компенсироваться благоприятными отклонениями по другим. Но если же причина выявленного при план-факт оценке отклонения кроется в постоянных факторах, их сумма будет постепенно нарастать, а это требует контрмер для сохранения эффективности работы компании.
  2. Важно разделить отклонения по конкретным статьям бюджета на уровни существенности. Так, к критичным можно относить изменения показателей, превышающие 5 % или 10 % от общей суммы поступлений/расходов. Эти цифры говорят о том, что при превышении отклонения фактического показателя от планового накопленным итогом на 5 % или более требуется внесение поправок в бюджет организации. Стоит понимать, что лимиты существенности отклонений зависят от ряда характеристик фирмы. В первую очередь, к ним относится сфера деятельности, а также немалую роль играют отклонения, выявленные при план-факт анализе в предыдущих периодах.
  3. Отслеживайте взаимосвязь отклонений: допустим, при увеличении выручки и операционных расходов на одинаковый процент не нужно проводить корректировку бюджета. Но при росте операционных расходов, значительно превышающем увеличение выручки, необходим детальный план-факт анализ – он позволит выявить причины такого изменения показателей эффективности.
  4. Кроме того, нужно усилить контроль использования средств оборотного капитала. Также провести анализ критичности изменения выручки позволяет операционный рычаг (отношение маржинальной прибыли к чистой). Представим, что значение рычага равно 3, а текущая рентабельность бизнеса – 15 %, тогда критичным считается сокращение показателя выручки более чем на 5 % – при подобном положении дел фирма понесет убытки, и будет сложно говорить об эффективности ее работы.

  5. Предельного внимания требуют отклонения показателей по статьям затрат, обладающим наибольшим удельным весом в структуре бюджета. Обычно высоким удельным весом характеризуются расходы на маркетинг, поэтому необходимо предельно жестко формировать бюджет в данной сфере и контролировать его исполнение. В крупных компаниях для этого создают отдельные группы в отделе бюджетирования или бухгалтерии. Также при план-факт анализе маркетинговых показателей может осуществляться сравнение экономической эффективности рекламных акций с запланированным результатом.
  6. Все негативные отклонения условно делят на контролируемые, чья причина кроется во влиянии внешней среды, и неконтролируемые, то есть ставшие результатом работы самой фирмы. Необходимо учитывать изменение отраслевых и макроэкономических показателей: прогноза роста ВВП, покупательского спроса, инфляции. В случае выявления при план-факт проверке серьезных отклонений плановых значений от среднестатистических показателей отрасли увеличивается нагрузка на бюджет и вероятность существенных отклонений. Все это может отрицательно сказаться на эффективности операционной деятельности.

Понять, каким образом отклонение по определенной статье, выявленное во время план-факт анализа, сказалось на уровне прибыли, позволяют следующие действия:

  • отражение фактического и планового значения по каждой статье в отчете со знаком, который соответствует его влиянию на конечный результат (прибыли, если это БДР, или чистого денежного потока, если это БДДС);
  • подсчет показателя отклонения «план-факт» в виде отношения абсолютного отклонения к модулю бюджета, иными словами, необходимо рассчитать «относительное отклонение» – это можно сделать в процентах от значения прибыли;

Таким образом, план-факт анализ показателей эффективности становится факторным, что значительно облегчает задачу выявления разного рода отклонений и принятия управленческих решений.

ТОП-5 программ для составления план-факт анализа показателей эффективности

1. БИТ.ФИНАНС

Система БИТ.ФИНАНС

Система БИТ.ФИНАНС представляет собой универсальный инструмент для управления вашим бизнесом, а функционал предназначен для автоматизации управленческого учета предприятий любого масштаба, любых направлений деятельности и форм собственности.

БИТ.ФИНАНС предназначен для:

  • параллельного ведения нескольких видов учета;
  • формирования и актуализации мастер-бюджетов: БДР, БДДС, ББЛ;
  • контроля лимитов бюджетов и исполнения бюджетных заявок;
  • учета и контроля исполнения договоров;
  • ведения электронного документооборота, согласования и визирования документов;
  • осуществления план-фактного анализа;
  • ведения многосценарного планирования;
  • консолидации отчетности группе компаний.

Задачи, которые вы решите с помощью БИТ.ФИНАНС

  • ведение управленческого учета на предприятии по индивидуальным правилам отражения хозяйственных операций, которые приняты в вашей организации;
  • полная автоматизация системы бюджетирования и финансового планирования предприятия: БДР, БДДС, ББЛ;
  • одновременное ведение учета и получение отчетности по нескольким стандартам: РСБУ, НУ, МСФО, US/UK GAAP;
  • создание единого информационного поля и консолидация отчетности холдинга;
  • учет договоров: от согласования проекта договора до формирования графика платежей;
  • централизованное управление поступлениями и расходованием денежных средств на предприятиях со сложной организационной структурой;
  • получение руководством компании актуальной финансовой информации в режиме реального времени в наглядном графическом виде: диаграммы, графики, датчики.

2. «Navision».

Navision

В основе международной системы управления предприятием «Microsoft Business Solutions Navision» лежат мощные инструменты управленческого, бухгалтерского и налогового учета, управления товарно-материальными потоками и производством. Также она позволяет производить план-факт анализ эффективности работы компании. Система быстро внедряется, при необходимости можно без труда внести какие-либо изменения, ее несложно использовать и поддерживать.

3. «Контур Корпорация. Бюджет холдинга».

Контур

Эта платформа разрабатывалась для финансового планирования и бюджетирования многофилиальных предприятий и холдингов. С ее помощью можно планировать показатели финансово-хозяйственной деятельности, учитывать, контролировать и проводить план-факт анализ исполнения бюджетов и показателей эффективности работы компании.

«Контур Корпорация. Бюджет холдинга» устанавливается в головном офисе фирмы и призвана выполнять следующие задачи:

  • Финансовое планирование и бюджетирование посредством современных технологий и методик. В данном случае может использоваться любая модель бюджетирования. Так, возможна организация ведения бюджета в рамках финансовой структуры предприятия с выделением центров учета.

Для план-факт анализа эффективности работы компании и финансовых показателей могут быть выбраны различные бюджеты: движения денежных средств; доходов и расходов; накладных расходов; инвестиций, пр. Допускается ведение бюджетов в различных валютах с проведением анализа по разным показателям: продуктам, проектам, контрагентам, пр.

  • В бюджетном процессе могут принимать участие сотрудники всех подразделений и филиалов. Благодаря инструментам программы специалисты удаленных отделений предприятия также имеют возможность составлять планы и согласовывать их с руководством.
  • Объединение всех финансовых данных холдинга. Соответствующая информация берется со всех филиалов и закладывается в информационное хранилище данных «Контур Корпорация», после чего формируется сводный бюджет. Система рассчитана на то, чтобы при необходимости объединить в информационном хранилище данных любые финансовые сведения, которые могут потребоваться для подготовки планов, учета фактического исполнения бюджетов и проведения план-факт анализа. В роли источников этих данных могут выступать автоматизированные системы бухгалтерского учета и любые другие.

4. SAP R/3.

SAP

SAP представляет собой комплексную систему управления предприятием, в которую входят интеграционная платформа, 22 отраслевых решения и преднастроенное решение, созданное для повышения эффективности работы среднего и малого бизнеса «SAP All-in-One».

Среди основных достоинств данного ПО стоит назвать тот факт, что это комплексная интеграционная платформа на основе ERP-решения, помогающая усовершенствовать системы управления финансами и корпоративного управления. Кроме того, она дает возможность оказывать положительное влияние на производительность, результативность и оперативность принятия решений, позволяет проводить адаптацию к изменениям бизнеса. Также данное ПО способно объединять на своей базе другие IT-приложения.

В качестве ядра решений SAP используется «my SAP ERP», то есть полнофункциональное ERP-решение, набор пакетов и модулей, к которым можно прибегать по мере необходимости. За счет этой особенности организации получают возможность пользоваться лишь необходимым им функционалом в сфере управления бизнесом, и делать это только тогда, когда это действительно важно.

5. «Галактика».

Галактика

КИС «Галактика» считается системой для руководителя – посредством программы он может легко планировать и балансировать материальные, финансовые, кадровые ресурсы компании. То есть у менеджера появляется инструмент, который позволяет просчитать и анализировать эффективность определенных действий, в том числе провести план-факт анализ, наладить оперативное управление себестоимостью предложений фирмы, процессом выполнения плана и использованием ресурсов. И это только небольшая часть тех задач, которые можно решить с ее помощью.

Автоматизация бюджетирования посредством системы «Галактика ERP» дает компании такие возможности:

  • автоматическое построение консолидированных бюджетов по любой сложной организационной структуре предприятия: от холдинговой до подразделений;
  • использование автоматизированных систем для согласования бюджетов и хранения данных на всех этапах данного процесса;
  • возможность подготовки и проведения анализа различных вариантов бюджетов;
  • гибкая настройка аналитических признаков статей и их визуального представления в типовых формах бюджетов;
  • возможность подготовки плановых показателей бюджетов по оперативным планам в системе «Галактика ERP» (к примеру, создание бюджета на основе календарных планов договоров);
  • автоматическое формирование фактических показателей бюджета при помощи оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика ERP»;
  • возможность сформировать бюджет по нескольким вариантам организационной структуры, например, по оргструктуре юридических лиц и по оргструктуре функционального подчинения;
  • гибкая настройка представления форм бюджетов для любого подразделения;
  • распределение значений статей одного бюджета по статьям другого – эта функция необходима при расчете налогов с использованием моделей распределений по центрам ответственности;
  • использование механизма областей видимости, стадий и масок бюджетного процесса для разграничения доступа пользователей к различным вариантам и копиям.

Свяжитесь с нашими специалистами, заполнив форму ниже.
В ней укажите ваши контактные данные и перечислите задачи, которые стоят перед вашим бизнесом. Мы подберем для вас оптимальное решение.